5. Organisatie

Je zou het bijna vergeten… maar begin 2022 was er nog een corona-lockdown. Het landelijke beleid was ‘werk thuis als het kan’. Wij gingen hier wat ruimer mee om. Al in januari mochten medewerkers weer naar kantoor als ze dat wilden. We merkten dat daar behoefte naar was. En wat was het fijn om weer ‘normaal’ naar kantoor te gaan en elkaar in levenden lijve te zien.

We zijn blij dat we deze keuze gemaakt hebben. We onderzochten namelijk in het voorjaar de effecten van het intensieve thuiswerken tijdens de lockdowns. Een paar conclusies:

• Medewerkers voelden zich minder betrokken bij Domesta.
• Het contact met andere afdelingen was minder.
• Ook misten medewerkers het contact met de leidinggevende.

Toen we eenmaal weer op kantoor waren, leek dit steeds wat beter te gaan. Maar het was ook wennen. Alle prikkels op kantoor vroegen veel van ons. 

Dit jaar wisselden we het kantoorwerk af met thuiswerken. We noemen dit Kies & Werk: je kiest zelf de plek en het tijdstip die het beste bij je werkzaamheden passen. En wel op zo’n manier dat we samen ons werk voor de huurders zo goed mogelijk doen. De tijd op kantoor gebruikten we vooral om die gesprekken te voeren die online lastiger gaan. En om elkaar echt te ontmoeten.

Zo goed en zo kwaad als het kon, probeerden we in coronatijd de verbinding met onze huurders en elkaar goed te houden. Maar op afstand was het best lastig om nieuwe collega’s goed te vertellen waar we voor staan. Daarom organiseerden we eind maart een bijeenkomst voor medewerkers die na 1 januari 2019 bij ons kwamen werken. We namen ze mee in ons verhaal over de buurman.

Ook deden we er alles aan om het wij-gevoel onder alle medewerkers weer ‘nieuw leven in te blazen’. We organiseerden een zomer- en kerstfeest. En in december gingen we met z’n allen de wijken in tijdens Domesta Doe Dag. Teamsessies en teamuitjes deden we ook weer in levenden lijve. Deze gingen vaak over het werk maar soms waren ze ook gewoon alleen maar gezellig. Die gezellige uitjes konden lang niet door Corona. 

2022 was een roerig jaar als we kijken naar de personele wisselingen. Zo gingen we van 2 bestuurders naar 1. En kregen we 3 (van de 4) nieuwe managers. En dan hebben we het nog niet over de collega’s die een andere baan vonden of met pensioen gingen. Deze ontwikkelingen maken dat we de ‘al eerder gekozen weg’ naar coachend leiderschap onder de loep nemen. We zien nieuwe uitdagingen waarmee we aan de slag zijn en blijven. We beseffen ons dat we vooral moeten kijken naar wat de teams nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Uitgangspunt blijft dat eigenaarschap zoveel mogelijk bij de medewerkers hoort. Leidinggevenden helpen hen om daarin stappen te maken. En als het kan doen ze een stap terug op de inhoud.

We begonnen het jaar door onder meer de organisatiestructuur op een paar punten aan te passen. Vanaf 1 januari werken we in een aantal teams met coördinatoren. Zij zijn voor collega’s het eerste aanspreekpunt voor de dagelijkse gang van zaken binnen het team. Dit helpt de managers hun tijd in te kunnen zetten om de organisatie een stap verder te krijgen.

In verschillende teamtrajecten werkten en werken we aan het creëren van duidelijkheid. Denk aan de wijkconsulenten. Door alle opgaven in de wijken en buurten vragen we van hen een andere rol. Het assetteam startte in het najaar een pilot met wisseling van rollen volgend op talent. De nieuwe rollen en verantwoordelijkheden die erbij horen, zijn verduidelijkt. Voor het regisserend opdracht­geverschap zijn we hiermee volop aan de slag. Ook tijdens werkoverleggen is in de hele organisatie meer aandacht voor ‘wie doet nu wat en vanuit welke rol’. Dit brengt scherpte en ruimte.

Een andere ontwikkeling is het ‘nieuwe’ team Financiën en Control. Het team Financiën en Control gaat onze controlfunctie verstevigen. De collega’s in het team stemmen de taken op elkaar af en hebben verbinding met de organisatie.  

We zien ontwikkelen in de breedste zin van het woord. Het gaat niet alleen om het volgen van een vakinhoudelijke training, opleiding of cursus. Ook coachingsgesprekken horen erbij. Domesta is veel in beweging. We krijgen steeds nieuwe inzichten over wat nodig is om ons werk anders of beter te doen. We dagen onze medewerkers uit om hierin mee te bewegen. Dit betekent dat ze ook ‘tussen de bedrijven door’ steeds bezig zijn met de eigen ontwikkeling. 

Het is ons ook dit jaar weer gelukt om kwalitatief goede mensen aan te trekken. Dit ondanks de lastige arbeidsmarkt. Nog steeds ontvangen we open sollicitaties en krijgen we vele verzoeken om bij ons stage te lopen of zelfs af te studeren. Kortom: het gaat goed met ons werkgeversimago. En daar zijn we trots op!

Met onze strategische personeelsplanning (SPP) weten we welke (geplande) personeelswisselingen er op ons afkomen de komende jaren. Het actualiseren van het SPP pakken we in 2023 verder op. In 2022 haalden we wel al informatie op die we hierin meenemen. 

In onze plannen voor 2022 spraken we over OEI. Dat staat voor Onderzoek – Experiment – Innovatie. Van de term OEI namen we afscheid, maar onderzoeken, experimenteren en innoveren horen er wel gewoon bij. Het is onderdeel geworden van ons gewone werk. Zo experimenteerden we dit jaar onder meer met het onderzoek naar betaalbaarheidsrisico’s en energiearmoede. Meer hierover lees je bij het thema Betaalbaar wonen. 

Data en de kwaliteit van data worden steeds belangrijker. We zien dat data ons steeds beter helpt ons werk goed te doen. Daarom maken we data makkelijker toegankelijk. Door te werken met 1 systeem voor de hele organisatie. Dit laatste doen we met het project Heerlijk Helder Samenwerken. Daarmee stappen we over naar de Cloud en Microsoft365. Dat is spannend en wordt ook als spannend ervaren.

Werken in de Cloud vraagt een andere manier van werken. Niet alleen in het eigen proces, maar ook in de samenwerking met elkaar. In de voorbereiding naar de overstap is er aandacht voor de technische kant en vooral ook voor onze medewerkers. Zij zijn zelf, in teamverband en waar nodig afdelingoverstijgend bezig met het maken van nieuwe werkafspraken en de voorbereiding op het werken in de Cloud. 

We concluderen verder dat we expertise nodig hebben om meer te kunnen doen met data en dit verder te brengen. Daarmee gaan we aan de slag. We kijken wat we zelf kunnen en waar we de inzet van anderen nodig hebben. Daarbij houden we ons doel voor ogen: het goede doen voor onze huurders

Vanaf 1 januari 2022 werken we bij het onderhoud met regisserend opdrachtgeverschap (ROG). 7 bedrijven doen alle grotere en gespecialiseerde onderhouds- en reparatieklussen bij onze huurders. Zij krijgen de ruimte om dat naar eigen inzicht aan te pakken. Wij toetsen alleen of het onderhoud aan de afgesproken eisen voldoet. We blijven ROG verder ontwikkelen. Zo verwachten we dit in 2023 in te zetten bij de zorg en projecten. 

Het organogram laat de situatie zien zoals deze was op 31 december 2022.

In 2022 gingen 36 medewerkers uit dienst. En we kregen er 32 nieuwe medewerkers bij. In totaal hadden we aan het eind van het jaar 122 eigen medewerkers in dienst. 

We willen toekomstbestendig zijn en blijven. Daarom lag in 2022 bij team HRM de focus op de basis in onze HRM-processen en -administratie. Daarnaast verbeteren we ons AFAS-systeem zodat dit nog meer handmatig werk voor ons automatiseert. Zo bouwen we continu aan een nog betere dienstverlening.

In 2022 was het ziekteverzuim 6,1%. Dat is net iets hoger dan het door het CBS vastgestelde percentage voor organisaties in de sector van Openbaar bestuur en overheidsdiensten van de eerste 3 kwartalen van 2022 (6%). Onze meldingsfrequentie (het gemiddelde aantal ziekmeldingen per werknemer over een periode) is wel lager. In 2022 was dit 0,94%. De norm was 1,1%. Het ziekteverzuimpercentage en de meldingsfrequentie stegen als we dit vergelijken met 2021. De verhoogde cijfers zijn landelijk een trend. 

Langdurig zieken

Bij Domesta zien we het aantal langdurig zieken ook stijgen. Er is sprake van langdurig verzuim als een medewerker langer dan 6 weken uitvalt. In 2022 waren er 21 medewerkers langer dan 6 weken ziek. Hiervan zijn er 10 gere-integreerd, 1 uitgestroomd in de IVA en 1 overleden. 9 medewerkers waren eind 2022 nog ziek. Dit is een erg hoog aantal langdurig zieken. Toch zien we dat hiervan het merendeel niet werk gerelateerd is. Om het ziekteverzuim nog meer te monitoren, zijn we gestart met periodieke afspraken tussen het management en de bedrijfsarts. Ook voeren we in 2023 een Preventief medisch onderzoek (PMO) uit. De ontwikkelingen en uitkomsten van het PMO nemen we dan mee in ons vitaliteitsbeleid.

Arbocommissie

Ook in 2022 pakte de arbocommissie veel zaken op. 

• Door de verbouwing van ons pand is er een nieuwe Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Uit deze RI&E kwamen een aantal aandachtspunten op beleidsgebied naar voren. Alle andere zaken zijn goed op orde.
• De keuringen van klimmaterialen, elektrisch handgereedschap en verbandkoffers/-trommels zijn uitgevoerd. De keuring van ladders en trappen gebeurde door een externe partij.
• Voor de digitale toolboxmeetingen worden de medewerkers met een VCA-diploma uitgenodigd. In 2022 zijn de toolboxfilmpjes aan 40 medewerkers aangeboden. 
• Het verlengen van het VCA-diploma en het opleiden van nieuwe medewerkers is in 2022 weer gelukt. In totaal hebben 42 medewerkers een VCA-diploma.

Het team Urgentie voor Thuiskompas bestaat sinds het najaar van 2022 uit 2 procesbegeleiders. Zij werken in opdracht van Thuiskompas en begeleiden woningzoekenden bij hun aanvraag voor urgentie. Elke 2 jaar krijgen zij een andere leidinggevende van 1 van de deelnemende corporaties. De eerste 2 jaar is Domesta hun thuisbasis. Maar daarnaast zijn ze veel op pad en in gesprek met woningzoekenden. 

Ook in 2022 plantte de MVO-werkgroep weer bomen om de CO2-uitstoot van ons wagenpark te compenseren. We proberen dit te doen op plaatsen bij onze huizen of woongebouwen waar ze ook echt een meerwaarde hebben voor de omgeving. Dat is in 2022 ook gelukt. Zo plaatsten we samen met de bewoners aan de Kooikerlaan en Kosterijweg in Schoonebeek een paar bomen. 

In 2022 rondden we het project van de energiedisplays af. In totaal zijn ongeveer 200 energiedisplays geplaatst. Ze worden goed gebruikt. Dit project was een samenwerking met de energiecoaches van de gemeente Emmen. We plaatsten niet alleen de energiedisplays. We konden tegelijk ook andere zaken oplossen, zoals een gewenste reparatie.

In het najaar plaatsen we op een aantal garageboxen in Hoogeveen een sedumdak. Dit is een natuurlijke vorm van dakbedekking. Zo’n groendak – de naam zegt het al – kan worden beplant met vetplantjes als sedum, met grassen of zelfs met andere planten en bomen. Dit hangt af van de stevigheid (constructie) van het dak. Voordat we begonnen, was er eerst uitvoerig onderzoek naar een geschikte locatie. Maar ook naar de geschiktheid van de dakconstructie en het gewicht en de dikte van de beplanting. Het sedum draagt bij aan de vergroening van de buurt en heeft ook een isolerend karakter. 

In 2021 ging een wat verwilderd grasveldje tussen de flats aan de Middenweg en Leliestraat in Hoogeveen op de schop. Idee was om er een echte beleeftuin van te maken. En dat is gelukt! Vanaf het voorjaar in 2022 staat alles volop in bloei. En dat zorgt ervoor dat de buurt er een stuk vrolijker uit ziet. Dat is niet alleen leuk voor de wijkbewoners, maar ook vlinders, bijen en andere nuttige insecten vinden dit fijn. Het hele tuinseizoen lang, tot ver in het najaar, is deze tuin een echte beleving.

We zijn blij met deze mooie uitkomst. Daarom onderzoeken we of we op meer plekken dit soort beleeftuinen kunnen aanleggen. 

De OR is in 2022 niet veranderd in de samenstelling. De samenwerking is goed en er heerst een open sfeer waarin alles gezegd kan worden. De ambtelijke ondersteuning verloopt ook goed. De samenwerking met het bestuur is goed en open.

In 2022 volgde de OR geen cursussen. Door planningsperikelen is de geplande cursus eind 2022 niet gelukt. Deze is nu in januari 2023.

De OR en OR/DTvergaderingen waren voornamelijk fysiek maar, zoals overal in de organisatie, zijn er vaak wel enkele collega’s digitaal bij. De agenda en verslagen kan de hele organisatie teruglezen op intranet.

In 2022 boog de OR zich over de volgende advies- en instemmingsaanvragen:

• Adviesaanvraag financiële kolom
• Adviesaanvraag op procesaanpassingen van de organisatie
• Instemmingsaanvraag secundaire arbeidsvoorwaarden

De OR stemde positief met de aanvragen in. Voordat het positieve advies tot stand kwam, sprak de OR met betrokken partijen en keek of er genoeg geparticipeerd was.

De OR is in 2022 beperkt benaderd door collega’s. Soms betrof dit individuele gevallen. De OR kan hierin moeilijk een rol spelen. Wel hebben ze daarin geadviseerd hoe de situatie eventueel aan te pakken.

De OR ziet graag dat collega’s hen benaderen als er dingen spelen en nodigt iedereen van harte uit om dit te doen!