Spring naar inhoud

Verslag van de Raad van Commissarissen

7.1 Verslag van de Raad van Commissarissen

7.2.1 Algemeen

De Raad van Commissarissen (RvC) heeft kortgezegd 3 aandachtsgebieden, zoals staat in artikel 18 van de statuten:

  • het houden van toezicht
  • een werkgeversrol en
  • een adviesfunctie

Terugkijkend op 2021 zijn al deze aandachtsgebieden aan de orde geweest.

Het verslag van de RvC wordt beïnvloed door de beperkingen die de coronacrisis ook afgelopen jaar weer kenmerkte. Bij het schrijven van dit verslag worden de beperkingen opgeheven. Het virus is nog niet weg, maar vlakt af waardoor er steeds minder ziekenhuisopnames zijn.

De 3e druk van het ondernemingsplan Ruimte om te leven is de koers die we de komende jaren inzetten. Deze past binnen de omgeving waarin Domesta werkt. Het ondernemingsplan heeft de thema’s leefbare buurten, betaalbaar wonen, voldoende passende huizen en energiezuinig wonen. Het gaat niet specifiek meer om krimp in ons werkgebied, maar de woonwensen veranderen. We willen toe naar meer verschillende soorten huizen en deze betaalbaar houden. Maar ook willen we inspelen op nieuwe vragen en wensen van woningzoekenden. We moeten ons dus voorbereiden op een meer vraag- dan aanbodgestuurde dienstverlening.

7.2.2 Visie en kaders

De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur, de uitvoering van de strategie en de algemene gang van zaken binnen Domesta. De RvC adviseert daarnaast het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de (her)benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders en stelt de beloning en arbeidsvoorwaarden vast. De RvC geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die Domesta elke 4 jaar laat uitvoeren.

De RvC doet dit op basis van de bevoegdheden zoals die staan in de statuten. De werkwijze van de RvC staat in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin staat dat de raad werkt met aparte commissies (Auditcommissie, Commissie Wonen, Remuneratie- en selectiecommissie). De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de raad voor. De raad blijft verantwoordelijk voor de besluitvorming.

Specifiek uitgangspunt voor de raad is de evenwichtige aandacht voor zowel de volkshuisvestelijke doelen (waarbij de maatschappelijke belangen de basis vormen) als de financiële kaders en risico’s.

De RvC vindt het belangrijk dat bij maatschappelijke discussies over investeringen, duurzaamheid, de VoorzieningenWijzer, leefbaarheid en contact met gemeenten de betaalbaarheid van onze huurder centraal staat.

Toezichtkader

Het centrale uitgangspunt voor de RvC is erop toe te zien dat Domesta een maatschappelijke koers blijft varen. Een koers waarin maatschappelijke vraagstukken op het gebied van wonen en de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren centraal staan. En waarin we voldoen aan de eisen voor woningcorporaties zoals die staan in wetten en regels.

De RvC als geheel en ieder lid afzonderlijk is maatschappelijk betrokken bij het werk van Domesta, bij het wonen in de regio Zuidoost-Drenthe in het algemeen en bij de mensen met een inkomen tot € 44.655 (2021) in het bijzonder. 

De RvC ziet erop toe dat deze uitgangspunten uitgewerkt zijn in een strategisch ondernemingsplan dat in overleg met belanghebbenden (zoals gemeenten, huurders en zorg- en welzijnsinstellingen) wordt opgesteld en dat helder geformuleerde doelstellingen heeft.

Bij de toezichthoudende rol gebruikt de RvC een extern toezichtkader. Het externe toezichtkader wordt gevormd door wetten en regels vanuit de Woningwet en vanuit de sectorinstituten zoals het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), de Aw (Autoriteit Woningcorporaties), Aedes (branchevereniging van woningcorporaties) en de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties).

Ook gebruiken we het interne toezichtkader. Dit interne toezichtkader bestaat onder meer uit een visie op toezicht, uit statuten, reglementen, codes, regelingen en verantwoordingen.

Dit toezichtkader is voor het bestuur kaderstellend om te besturen en voor de RvC bepalend om toezicht te houden. Het toezichtkader richt zich zowel op de besturing als op de beheersing van risico’s voor Domesta.

Vanaf 1 januari 2022 geldt een aangepaste Woningwet. Onnodige details zijn geschrapt en regels zijn vereenvoudigd of verduidelijkt. Dit betekent dat we bij actualisatie van onderdelen uit het toezichtkader de nieuwe wetgeving hierin meenemen.

Het proces van risicomanagement, de kaders hiervoor en de verschillende rollen en verantwoordelijk­heden staan in het risicomanagementbeleid. Het toetsingskader is vastgesteld. Het toetsingskader is een compleet document waarin alle aspecten van toezicht staan.

De verbijzondering van het Reglement financieel beleid en beheer op het gebied van investeringen (afgezet tegen het volkshuisvestingsbeleid) krijgt inhoud in het investeringsstatuut. In dit statuut staan vereisten op het gebied van investeringen (sturend en randvoorwaardelijk). Het investeringsstatuut is daarmee 1 van de onderdelen van het totale toetsingskader. Het investeringsstatuut behandelt de besluitvorming over investeringen in nieuwbouw, sloop/nieuwbouw en renovatie.

In vervolg op de actualisatie van statuten en reglementen in 2019 is het reglement financieel beleid en beheer ook aangepast. Het Aw gaf hierop een positieve zienswijze. De aanpassingen gaan over een geactualiseerd normenkader streefwaarden en prestatie-indicatoren, aanvullende bepalingen bij het verstrekken van collegiale leningen en wijzigingen uit het treasurystatuut als het gaat om derivaten, beleggingen en rollen.

Governancecode woningcorporaties

Door zich te binden aan de Governancecode laat Domesta zien waarvoor ze staat, waarop ze aanspreekbaar is, dat ze kwaliteit biedt en dat ze zich wil verantwoorden naar de omgeving waarin ze werkt. We leven de 5 principes van de Governancecode na.

De verantwoording over het toepassen van de code is integraal in zowel het bestuursverslag als deze verklaring opgenomen.

Door de coronamaatregelen waren er bijna geen contacten met belanghebbenden. Onder meer het jaarlijkse bezoek aan een van onze werkgebieden is verplaatst. Voor 2021 zou dat Hoogeveen zijn.

Een verbindingenstatuut is niet opgesteld omdat Domesta geen verbindingen heeft

Governance-inspectie

De Aw kondigde in maart de governance-inspectie aan. In principe doet de Aw dit eens in de 4 jaar bij alle corporaties. De governance-inspectie onderzoekt met een beperkte scope de governance, gericht op het toezicht van de RvC. De “checks and balances” alsmede de “countervailing power” staan daarin centraal. 

Op 30 juni waren er interviews met een afvaardiging van de RvC, het bestuur en de managers Wonen en Strategie en Beleid. Het eindoordeel van de Aw is:

Op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken concludeert de Aw dat Domesta niet alleen aan de opzet van de criteria van good governance voldoet, maar ook dat de werking van de governance bij Domesta als positief beoordeeld wordt.
De governance-inspectie geeft geen aanleiding tot interventies of het maken van toezichtafspraken. Wel zijn er in deze governance-inspectie een beperkt aantal aandachtspunten gedeeld die naar het oordeel van de Aw de governance van Domesta verder kunnen versterken.

7.2.3 Inhoudelijk toezicht

Toezicht op strategie

Het ondernemingsplan 2020-2022 (3e druk) en het portefeuilleplan 2021-2030 van Domesta horen bij het toezichtkader van de RvC. De RvC houdt hierbij toezicht op de inhoud van de strategie en de mate waarin deze strategie wordt gerealiseerd.

In het portefeuilleplan staan strategische kaders en maken we keuzes voor de invulling van het portefeuillemanagement. Deze keuzes zijn gebaseerd op zowel externe ontwikkelingen als onze eigen ambities en kaders. Waarvoor staan we als corporatie en welke opgave willen (en kunnen) we in de komende jaren oppakken.

Er is in de RvC onder meer gesproken over:

  • Zit er genoeg differentiatie in het aanbod? Vergeet de jongeren niet.
  • Is de ambitie om ons marktaandeel te vergroten voldoende meegenomen?
  • We vroegen aandacht voor daklozenhuisvesting en huisvesting van arbeidsmigranten.

Het portefeuilleplan 2021-2030 is in 2021 geactualiseerd en vastgesteld.

Aanvullend aan de missie uit het ondernemingsplan is onze visie op zorg besproken:

De visie op wonen en zorg gaat uit van inclusie, meedoen en ertoe doen! De mate van toegankelijkheid en laagdrempeligheid van zorgvastgoed in relatie tot de omgeving bepaalt mede de interactie met die omgeving. Ook ons zorgvastgoed maakt deel uit van die wijk. Zorgaanbieders en hun cliënten hebben een rol en plek in die wijk en dragen actief bij aan leefbaarheid. Hiermee streeft Domesta inclusie en diversiteit na.

Deze visie voegen we samen met de risicoanalyse zorgvastgoed die in februari 2022 op de agenda staat.

De RvC keurde het betaalbaarheidsbeleid goed. Dit was nadat ook SAM positief reageerde op de gewijzigde koers om huurprijzen te verhogen na het aanbrengen van duurzaamheidsmaatregelen. De RvC vroeg aandacht voor een goede communicatie en maatwerkoplossingen omdat de groep huurders waar al verduurzaamd is, voordeel kan hebben.

Er is uiteindelijk voor gekozen om de strategische samenwerking in de Drentse Bouwstroom niet aan te gaan. Het bestuur heeft de dilemma’s met de RvC gedeeld. De afstemming met andere bestuurders en de samenwerking met andere corporaties blijft voor de toekomst heel belangrijk.  

Toezicht op financiële en operationele prestaties

Jaarlijks ontvangt de RvC de begroting voor het volgende jaar ter goedkeuring. Hiermee ontvangt de RvC informatie over de operationele prestaties, de verwachte kosten en opbrengsten en de voorgenomen investeringen, zowel voor het komende jaar als ook voor de jaren erna (in de meerjarenbegroting).

In november 2021 keurde de RvC de begroting 2022 goed. Hierbij stelde de raad vast dat de financiële ratio’s voldoen aan de normen van het WSW en de Aw.

De RvC bleef met de kwartaalrapportages op de hoogte van de uitvoering van de operationele prestaties en de opbrengsten en uitgaven. De RvC ontving 4 rapportages samen met een controllersbrief met aanbevelingen, voorzien van een reactie van het bestuur.

De begrote kosten voor de bedrijfsvoering (rubriek 4) overstijgen onze norm.  De norm is bepaald op de totale kosten voor de jaarschijf 2022 die in de meerjarenbegroting 2021 is opgenomen. Daarin houden we onder meer rekening met hoge afschrijvingslasten door de investeringen in het pand en werkplek 3.0.

De RvC vroeg extra aandacht voor het Strategische Personeelsplan omdat het geschetste doel om in fte’s te verminderen niet wordt gehaald. En de RvC maakte zich zorgen om het voornemen om inflatievolgend de huur te verhogen omdat de signalen aangeven dat het inflatiepercentage hoger uitkomt dan 2%.

Ook de negatieve beleidswaarde van enkele extramurale zorgvastgoedprojecten vroeg om nadere analyses en strategische keuzes die ook in de risicoanalyse zorgvastgoed meegenomen zijn. Deze staat geagendeerd in 2022.

Jaarverslag, jaarrekening en accountantsverslag

De RvC behandelde de jaarrekening en het jaarverslag 2020 in de vergadering van april. De accountant was erbij om het accountantsverslag toe te lichten.

De jaarrekening was op totaalniveau opgesteld. Dit houdt in dat de huidige balans en winst- en verliesrekening zowel DAEB als niet-DAEB bevat. Aan de hand van het accountantsverslag besprak de RvC de jaarrekening 2020. De kernpunten bij de bespreking waren waardering van het vastgoed in exploitatie en de beleidswaarde van het vastgoed in exploitatie. Daarnaast stonden we uitgebreid stil bij het aandachtsgebied fraude en het ‘niet-naleven van wet- en regelgeving’.

Het bestuur mag investeringen tot € 3 miljoen goedkeuren. Deze investering moet dan wel in de door de RvC goedgekeurde begroting staan. Op basis van deze afspraak nam de RvC besluiten over de volgende projecten:

  • sloop 10 huizen/nieuwbouw 8 huizen Batavierstraat Coevorden
  • aankoop 14 kavels en bouw 14 huizen Anjerstraat Hoogeveen

De RvC nam kennis van de voortgang van het project De Arend in Hoogeveen en de keuze om over te gaan naar het scenario sloop-nieuwbouw. Verder gaf de RvC goedkeuring aan het aankopen van grond aan de Valtherlaan Emmen, aankoop dansschool Dekkerspassage Hoogeveen, herontwikkeling Sallandsestraat en investering project werkplek 3.0.

Managementletter

De managementletter 2020 werd in januari 2021 besproken in de RvC en in de vergadering van de Auditcommissie. De accountant was erbij. De RvC is het eens met de reactie van het bestuur die tevreden is met de inhoud van de managementletter van de nieuwe accountant. Een goed gewogen managementletter met een evenwichtige analyse maar de formulering is scherper geworden.

De belangrijkste bevindingen en verbeterpunten van KPMG gaan over inkoopbeleid vastgoedgerelateerde inkopen, functiescheiding bestellen en goedkeuren facturen en betalingsorganisatie.

Het bestuur had haar bevindingen per onderdeel toegevoegd aan de managementletter. De controller verwerkte de aandachtspunten in de risicotool Fully in Control. Daarin staan ook de beheersmaatregelen.

Auditcommissie

De auditcommissie bestond uit mevrouw Aachiche (voorzitter) en de heer Erents en vergaderde 6 keer in 2021. Binnen de auditcommissie (AC) is onder andere gesproken over en is advies gegeven aan de RvC over:

  • treasuryjaarplan 2021
  • managementletter 2020 en de follow-up ervan
  • informatiebeveiligingsbeleid, normenkader en stappenplan
  • auditplan 2021
  • Vestiadeal
  • rapportages en controllersbrieven
  • jaarrekening 2020 en accountantsverslag
  • portefeuilleplan
  • risicoanalyse zorgvastgoed
  • actualisatie financieel reglement beleid en beheer
  • betaalbaarheidsbeleid
  • begroting 2022 en meerjarenbegroting 2022-2031 inclusief insteek huurbeleid 2022 en de doorrekening activiteitenoverzichten gemeenten 2022 en het IBW 2021

Direct in januari ging de AC met KPMG in gesprek over de managementletter en het controleplan 2021. De eerste reflecties van KPMG over Domesta waren in de verwonderrapportage beschreven. Daaruit kwam een goed gestructureerde organisatie naar voren. In de managementletter is dieper verslag gedaan van de verbeterpunten, die niet in het hoogste risicokwadrant zaten. Met de nuancering van KPMG op de managementletter is het duidelijk uitgelegd aan de AC.

Bij de behandeling van het accountantsverslag vroeg de AC een analyse over een negatieve beleidswaarde op extramuraal zorgvastgoed.

De AC gaf positief advies over het treasuryjaarplan 2021 met uitzondering van het normenkader. Het normenkader is meegenomen in de actualisatie van het reglement financieel beleid en beheer.

Uitgebreid is stil gestaan bij het informatiebeveiligingsbeleid. De AC gaf daarbij aan geïnformeerd te willen worden over de migratie die eind van het jaar gepland staat.

Er moest een oplossing komen voor de leningenportefeuille van Vestia zodat Vestia weer aan haar volkshuisvestelijke opgave zou kunnen voldoen. Aan alle corporaties is gevraagd om mee te werken aan een leningenruil, zo ook Domesta. Voorafgaand aan het Aedescongres is de RvC geraadpleegd over de keuzes die we moesten maken. Daarna stemde het bestuur “voor” de deal op het congres. De Raad heeft het bestuursbesluit goedgekeurd op 31 maart om mee te doen aan de leningenruil met Vestia, met bepaalde uitgangspunten en randvoorwaarden.

De implementatie van het strategisch programma van het WSW  zorgde ervoor dat zaken geregeld moeten worden. Denk hierbij aan een nieuwe volmacht (met dekking 200%), de obligolening en de leningdocumentatie.

Bij de behandeling van het betaalbaarheidsbeleid is gediscussieerd over de beleidswijziging om voor duurzaamheidsmaatregelen een huurverhoging te vragen en welke consequenties dit voor de huurders en Domesta heeft.

Met name de financiële analyse van de zorgpartijen is besproken in de AC, onder meer de consequenties van het stormscenario.

Als de thema’s een brede insteek hebben, beperkt de AC zich tot de financiële zaken. De volkshuisvestelijke zaken worden in de commissie wonen besproken.

Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

Commissie wonen

De commissie wonen (CW) bestaat uit mevrouw Sanders (voorzitter), de heer Van den Berg en mevrouw Stekelenburg. De CW behandelt volkshuisvestelijke onderwerpen en adviseert de RvC daarover. In totaal vergaderde de commissie 4 keer digitaal.

Onderwerpen die jaarlijks terugkeren op de agenda zijn de prestatieafspraken en activiteiten- overzichten voor het nieuwe jaar, het jaarverslag over het afgelopen jaar en de begroting (inclusief huurverhoging).

Voor de huurverhoging 2021 adviseerde de CW de RvC om volgens voorstel inflatievolgend te verhogen (in november 2020 lag dit percentage rond de 1,4%). En daarnaast af te zien van bevriezing van huren voor huizen met een slecht energielabel. In het voorjaar 2021 besloot het kabinet de huren in 2021 te bevriezen. Ongeveer 900 huurders van Domesta kregen huurverlaging.

De CW boog zich in april over het portefeuilleplan 2021-2030. Het portefeuilleplan speelt in op de woonvraag van huidige en toekomstige huurders. Aandacht werd gevraagd voor diversiteit in het aanbod; een wooncarrière van jong tot oud, waarbij huizen voor  jongeren en diverse woonvormen wat achterblijft. De commissie sprak haar zorgen uit over de bouwkostenstijging als we onze ambitie willen waarmaken. En we blijven open staan voor het vergroten van ons marktaandeel als de financiële ratio’s dat toelaten.

Thuiskompas, ons regionale woonruimteverdeelsysteem sinds 28 april 2020, leverde zijn eerste jaarverslag op. De CW stond uitgebreid stil bij de wacht- en zoektijd, opvallende dingen per werkgebied, reacties woningzoekenden en ervaring van klantadviseurs. De wens blijft om ook het aanbod van zorghuizen toe te voegen aan Thuiskompas.

Er kwamen in 2020 ongeveer 500 urgentieverzoeken bij Thuiskompas (alle corporaties) binnen, maar 6 zijn toegekend. Vanuit Domesta passen we maatwerk toe, terwijl de urgentiecommissie naar de regels kijkt.

In het betaalbaarheidsbeleid varen we een andere koers. We willen een huurverhoging vragen bij duurzaamheidsmaatregelen. En de inkomensafhankelijke huurverhoging krijgt weer een plek in het huurbeleid. De CW bracht hierover positief advies uit aan de RvC met de volgende kanttekeningen:

  • wat als de verhuurdersheffing er af gaat: kunnen we dit gebruiken voor duurzaamheidsmaatregelen?
  • het totaal aan instrumentarium betekent dat de huurder een vergoeding betaalt die altijd lager is dan de besparing voor duurzaamheidsmaatregelen
  • met het totale instrumentarium en gegeven het maatwerk is de inkomensafhankelijke huurverhoging en andere aspecten van het betaalbaarheidsbeleid akkoord

Over de prestatieafspraken uitte de CW haar zorg over het ontbreken van een voorstel van de gemeente Emmen over de invoering van de VoorzieningenWijzer. Dit kon ervoor zorgen dat corporaties niet tekenen. Uiteindelijk is dit in december goed uitgesproken en zijn de prestatieafspraken getekend. Dit betekent dat de VoorzieningenWijzer per 1 juli 2022 ook in de gemeente Emmen beschikbaar is voor mensen met de laagste inkomens.

Met een presentatie gaven de interne anti-agressie-ambassadeurs een toelichting op hun rol bij calamiteiten.

Ook bracht de CW positief advies uit over het woonwagenbeleid en het stallen en opladen van elektrische voertuigen.

Klachtenbehandeling

Het jaarverslag 2020 van de Regionale Geschillencommissie (RGC) is behandeld in de RvC-vergadering. De RGC ontving 6 klachten van huurders van Domesta. Het kwam 1 keer tot een zitting.

Woningzoekenden die zich inschrijven via Thuiskompas kunnen met hun klachten ook naar de RGC. In 2020 ontvingen we 20 klachten over Thuiskompas. Veel klachten konden opgelost worden door een goede communicatie of tussenadvies van de RGC. Er was geen zitting voor een woningzoekende.

Toezicht op stakeholderdialoog

De RvC wil afspraken maken om, volgens de Governancecode, elk jaar een gemeente te bezoeken (relatie en bezit) en 1 keer per 2 jaar contact te hebben met zorgpartners. Ook wil zij jaarlijks een bijeenkomst organiseren met een thema uit het ondernemingsplan waarvoor ze belanghebbenden uitnodigt. In 2021 was het weer de bedoeling Hoogeveen te bezoeken. De coronamaatregelen gooiden helaas roet in het eten. Hopelijk lukt het in april 2022 wel ons werkgebied in te gaan.

Toezicht op risicobeheersing

Een impactanalyse op de coronamaatregelen voor onze huurders, dienstverlening, organisatie en realisatie van de begroting liet zien dat deze minimaal is. Daarom kreeg deze analyse geen gevolg in 2021. De RvC vroeg wel telkens aandacht hiervoor.

Periodiek vindt er terugkoppeling plaats door de controller governance en compliance. Dit doet hij  door een controllersbrief toe te voegen aan de kwartaalrapportages en de begroting. Door het vertrek van de controller halverwege het jaar was er in 2021 geen audit.

Halverwege het jaar vertrok de controller governance en compliance. De RvC is telkens op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen om een nieuwe controller aan te nemen. Er is een onderzoek gestart om samen met een collega-corporatie in een ander werkgebied een controllersfunctie te delen. Daarom is in eerste instantie een interim-controller aangenomen.

Opdrachtgeverschap externe auditor

Accountant

Voor KPMG was de controle over het boekjaar 2020 het eerste jaar. Voorafgaand aan de vergadering waarin het accountantsrapport werd besproken, werd het 4-ogengesprek tussen KPMG en de voorzitters van de RvC en AC gehouden.

De RvC nam kennis van het controleplan 2021 van KPMG. Dit plan beschrijft onder meer de reikwijdte van de werkzaamheden van KPMG en de voornaamste factoren die van belang zijn voor de controle van de jaarrekening 2021.

7.2.4 Verslag vanuit de werkgeversrol

Invulling werkgeversrol voor het bestuur

Het is de verantwoordelijkheid van de RvC om de werkgeversrol voor het bestuur in te vullen. Hiervoor is er een remuneratie- en selectiecommissie. Deze commissie bestond in 2021 uit de heer Erents (voorzitter) en de heer Van den Berg.

De remuneratiecommissie is als adviescommissie onder andere belast met het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met beide bestuurders en het doen van bezoldigingsvoorstellen over het bestuur en de RvC.

De remuneratiecommissie heeft in 2021 met de bestuurders hun functioneren zowel individueel als collectief geëvalueerd en beoordeeld. Na de gesprekken bracht ze daarover advies uit aan de RvC. Voorafgaand aan het gesprek schreven de bestuurders een notitie over wat er goed ging en wat aanvullend aandacht nodig heeft zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. Ook benoemden de bestuurders concrete uitdagingen voor 2022 waaronder ook het einde van de 2e bestuursperiode en het vervolg. In november was er een 2e gesprek.

Aanvullend aan de taken zoals beschreven in het Bestuursreglement is er een portefeuilleverdeling van het bestuur:

  • B. Moormann is voorzitter van het bestuur en stuurt de afdelingen Wonen, Nieuwbouw en Onderhoud en Staf aan. Hij onderhoudt de contacten met onze externe relaties en is contactbestuurder van de Ondernemingsraad en de huurdersorganisaties.
  • G. Bos stuurt de afdelingen Ondersteuning en Strategie en Beleid aan en is met name gericht op de verantwoording van onze jaarlijkse opgave.

Voorgenomen ontwikkelingen bestuur

Eind 2021 liet bestuurder G. Bos weten niet voor een 3e benoemingsperiode te gaan maar per 1 november 2022 zijn contract te willen beëindigen. Hij heeft behoefte aan verandering wat hem weer energie gaat geven. De RvC respecteert de keuze van de heer Bos.

De RvC gaat nadenken over een toekomstig bestuursmodel voor Domesta waar de heer Moormann, tevens bestuurder, de organisatie, de ondernemingsraad, huurdersvertegenwoordiging bij worden betrokken.

Beloningskader en beloning

Op advies van de remuneratiecommissie heeft de RvC de beloning van de bestuurders, na hun definitieve benoeming in 2018, gebaseerd op bezoldigingsklasse G zoals bedoeld in artikel 3 van de regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014.

Jaarlijks groeit per 1 januari het salaris mee met de indexering van het bezoldigingsmaximum.

PE-punten

In 2021 haalde het bestuur de volgende permanente educatiepunten (PE-punten):

Wie 2021 2020 2019
B. Moormann 34 15 48,5
G. Bos 26 85 33

Door de coronamaatregelen gingen opleidingen niet door. Daardoor is het 1 van de bestuurders niet gelukt het minimaal aantal PE-punten van 108 PE-punten over 3 jaar te halen.

Nevenfuncties bestuur

De heer B.S. Moormann heeft sinds 2019 zitting in het dagelijks bestuur van De Alliantie van Kracht.

De heer G. Bos is sinds 2019 lid van de deelnemersraad van het WSW. Dit zou in eerste instantie voor 2 jaar zijn. Dit is verlengd tot en met 2024. Ook is hij nog steeds betrokken bij de Strategische Klankbordgroep financiering en sturing, op initiatief van Aedes. Daarnaast vervult de heer Bos in zijn woonplaats Baarn een voor de plaatselijke samenleving belangrijke nevenfunctie als lid bij de vrijwillige brandweer.

Organisatiecultuur en integriteit

Cultuur

Het aspect cultuur was het hele jaar onderwerp van gesprek in relatie tot het verder ontwikkelen van de organisatie. Binnen Domesta is sprake van een open cultuur waarbij de RvC aandacht vraagt voor voldoende tegenspraak voor het bestuur vanuit de organisatie. Verdere doorvoering van de ‘buurman-gedachte’ kreeg ook in 2021 zijn beslag maar blijft aandacht vragen.

Integriteit en onverenigbaarheden

De RvC ervaart het met elkaar in gesprek gaan over integriteitsvraagstukken en dus open zijn over bepaalde gebeurtenissen als zeer positief.

Een onverenigbaarheid heeft zich in het jaarverslag voorgedaan tussen de RvC en KPMG. De RvC vroeg de AC om hierover in gesprek te gaan met KPMG en hen te vragen een oplossing te vinden. De oplossing is gevonden door een andere controleleider te benoemen vanaf controle verslagjaar 2021 totdat de benoemingsperiode van de huidige voorzitter erop zit.

7.2.5. Verslag vanuit klankbordfunctie

Het bestuur ‘gebruikt’ de RvC als klankbord. Mochten er vragen zijn op een bepaald vakgebied, dan wordt een lid van de RvC hierop bevraagd. Daarbij nemen we in acht dat in de vergadering een objectieve discussie mogelijk moet blijven. Dat specifiek advies gevraagd is, wordt met alle leden van de RvC gedeeld. Voorbeelden hiervan zijn de discussies over Scheef, een campagne om voor de regionale opgave meer aandacht te vragen, de leningenruil met Vestia en het aanblijven van het coronavirus, de maatregelen voor zowel organisatie als de dienstverlening.

7.2.6 Over de RvC

Samenstelling

Profielschetsen

De geschiktheidsmatrix die jaarlijks wordt opgesteld voor de fit- en propertest is de basis voor het functieprofiel van de voltallige RvC. Begin 2022 beginnen we hiermee om te gebruiken bij de werving van 2 RvC-leden.

Benoeming

Mevrouw Sanders liet de RvC in april weten dat ze niet in aanmerking wenst te komen voor een herbenoeming als commissaris. Zij stopte na 1 periode van 4 jaar per 31 december 2021. Samen met huurdersplatform SAM is een wervingsprocedure opgestart, onder begeleiding van Holland Consulting Group. Per 1 januari 2022 is de heer S.J.C. Gaastra benoemd nadat een positieve zienswijze van de Aw was ontvangen.

Mevrouw Aachiche heeft zich wel herkiesbaar gesteld. Nadat eveneens een positieve zienswijze was ontvangen, is zij herbenoemd.

Gezien de wervingsprocedure die volgt door het vertrek van mevrouw Sanders en in 2022 van de heren Van den Berg en Erents is het voorgenomen besluit genomen om mevrouw Stekelenburg tot voorzitter te benoemen per december 2022.

Schema samenstelling en rooster van aftreden

De RvC was per 31 december 2021 als volgt samengesteld:

Naam Functie Geboorte-
datum
Honorarium 2021
(excl. btw)
Onkosten
2021
Benoemd per Rooster van
aftreden
 
F.C. van den Berg (m) voorzitter RvC
lid CW
lid RC
02/04/68  € 21.250   € 23,94  01/01/15 31-12-2022
niet herkiesbaar
 
G. Erents (m) vice-voorzitter RvC
vz RC
lid AC
02/02/50  € 14.750   € 231,80  01/03/15 1-3-2019 herkozen;
31-12-2022
niet herkiesbaar
 
L.H.J.M. Sanders (v) lid RvC
vz CW
voordracht
huurdersorg.
29/11/60  € 14.750   € 116,85  01/01/18 31-12-2021
niet herkiesbaar
 
A. Aachiche (v) lid RvC
vz AC
26/11/74  € 14.750   € 180,50  01/01/18 31-12-2021
herkozen;
31-12-2025
niet herkiesbaar
 
J. Stekelenburg (v) lid RvC
lid CW
voordracht
huurdersorg.
16/04/65  € 14.750   € 44,84  01/01/20 31-12-2023
herkiesbaar
 

De heer Erents besloot in november dat hij per 31 december 2022 gaat aftreden in plaats van per 1 maart 2023.

Nevenfuncties

F.C. van den Berg Bedrijfskundig adviseur
Ondernemer/aandeelhouder en fin. directeur Respectrum Crematoria BV c.s.
Docent/examinator Scolea opleidingen
Bedrijfskundig adviseur middels Bedrijfskundig Troubadour.nl
Lid Raad van Advies Groothuis Bouwgroep in Genemuiden
Assessor Sioo opleiding Executive change management
G. Erents RA Zelfstandig adviseur, handelend onder de naam van Orka-Advies Gerard Erents
Lid RvC Herstructureringsmaatschappij Overijssel NV Zwolle (tot 1-12-2021)
Lid College van Deskundigen van Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland, Utrecht
Voorzitter RvC WSG Geertruidenberg
Lid RvC Rijswijk Wonen
L.H.J.M. Sanders Adviseur wonen, welzijn, zorg bij Sanders Advies en projecten
Mede-eigenaar B&B de Joppeheuvel
Raadslid gemeente Lochem
Bestuurslid/ penningmeester Stichting Janbrand (stichting voor huisvesting van mensen met een verstandelijke beperking)
A. Aachiche Adviseur huisvesting en zorgvastgoed bij Sociaal in Vastgoed management & advies
Lid Raad van Commissarissen Woonstichting SSW
Lid Raad van Toezicht Beweging 3.0
Bestuurslid stichting Carebnb
J. Stekelenburg Adviseur sociaal domein / spreker
Voorzitter Zorggroep Noorderboog
Vice-voorzitter RvT Zorgorganisatie Patyna
Lid RvA Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd

Functioneren

Integriteit en onafhankelijkheid

Integriteit is een belangrijk thema voor de RvC. De integriteitscode, de klokkenluidersregeling en de regeling omgangsvormen zijn vastgesteld en staan op de website.

Het hebben van een code en regelingen is niet voldoende. Het gaat ook, of juist om de manier waarop we er in de praktijk mee omgaan.  Eventuele integriteitsvraagstukken worden binnen de RvC met elkaar gedeeld en de controller governance en compliance en leidinggevenden zijn aanspreekpunt voor de medewerkers als er vragen zijn over de integriteitscode.

Aanspreekbaarheid

De RvC baseert zich bij haar meningsvorming niet alleen op informatie uit de organisatie. Zij laat zich ook informeren door belanghebbenden en deskundigen (zorginstellingen, huurdersorganisaties, gemeenten, lokale media, vaktijdschriften enz.). Zij doet dat onder meer door gesprekken met Huurdersplatform SAM en met de OR.

In 2021 is een interne webinar door AKD georganiseerd over ontwikkelingen in de volkshuisvesting, onder begeleiding van Eelkje van der Kuilen.

Meldingsplicht

Als de RvC bij (dreigende) problemen van mening is dat deze niet binnen de corporatie zelf kunnen worden opgelost en waarover het bestuur niet zelf de Aw informeert, dan dient de RvC in laatste instantie deze zelf te melden bij de Aw. De Aw kan dan zo nodig aanvullende maatregelen nemen om de problemen aan te pakken. In het verslagjaar heeft de RvC geen reden gezien een melding te doen bij de Aw.

Informatievoorziening

Tijdens iedere vergadering worden de actuele ontwikkelingen in het werkgebied besproken, voor zover ze direct of indirect te maken hebben met het werk van Domesta. 2 leden van de RvC die wonen en werken in of aan het gebied zijn mede de antennes voor de gehele raad met betrekking tot het omgevings­bewustzijn.

Lidmaatschappen

Alle leden van de RvC zijn lid van de VTW, de vereniging van toezichthouders in woningcorporaties.

Zelfevaluatie

In het jaarverslag 2020 is verslag gedaan van de zelfevaluatie die in januari 2021 is afgerond onder leiding van Theo Stubbé als externe begeleider. Door de coronamaatregelen is er met data geschoven en daardoor is in 2021 geen zelfevaluatie meer gedaan. De volgende staat gepland in maart 2022.

Educatie

Jaarlijks volgt de RvC een educatieprogramma. Deze is gericht op de ontwikkeling van competenties en/of vakkennis en beroepsvaardigheden die relevant zijn voor corporatiecommissarissen. Dit jaar haalden de commissarissen de volgende punten:

PE-punten per jaar
Naam 2017 2018 2019 2020 2021
G. Erents 44 14 15 9 17
F.C. van den Berg 12 8 22 5 5
L.H.J.M. Sanders   11 20 7 8
A. Aachiche   28 29 20 26
J. Stekelenburg       6 6

De RvC-leden voldoen gemiddeld aan het minimaal aantal te behalen PE-punten van 5 punten per jaar.   

Door de coronamaatregelen woonden RvC-leden voornamelijk webinars bij en is er niet voor gekozen bijeenkomsten zelf te organiseren zoals we dat voorgaande jaren wel deden.

Bezoldiging

In de beroepsregel van de VTW (Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties) is onder meer bepaald dat de maximum bezoldigingsbedragen ieder jaar automatisch worden aangepast op basis van de jaarlijkse indexeringen van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting. Domesta past deze indexeringsmogelijkheid jaarlijks toe.

In 2021 heeft de RvC, conform de Wet Normering Topinkomens en de beroepsregel VTW, de vergoeding vastgesteld op € 21.250 voor de voorzitter en € 14.750 voor de overige RvC-leden. De bezoldiging van de RvC blijft daarmee onder de gestelde WNT-normen en de beroepsregel VTW.

Vergaderingen en overleg

Vergader- en besluitenschema

In 2021 kwam de RvC 7 keer bijeen voor een formele vergadering.

De RvC nam onder andere besluiten over: treasuryjaarplan 2021, huurbevriezing 2021, Informatiebeveiligingsbeleid, jaarverslag/jaarrekening 2020, prestatieafspraken met gemeenten, auditplan 2021, beloning bestuur en RvC, actualisatie financieel reglement beleid en beheer, begroting 2022 en huurverhoging 2022.

De adviseur duurzaamheid en innovatie presenteerde de duurzaamheidsplannen en de routekaart van Domesta aan de RvC. In de routekaart staat concreet hoe Domesta de verduurzaming gaat uitvoeren in welk complex. Met elkaar werd gediscussieerd over het doel om ons bezit in 2050 CO2-neutraal te maken. Maar ook over ruimte in de portemonnee van onze huurder door de maatregelen en de afhankelijkheid en risico’s van warmtenetten.

Besloten was tot de aankoop en transformatie van een dansschool (plint) aan de Dekkerspassage Hoogeveen. De bedoeling was er 2 appartementen van te maken met kantoorruimte en een scootmobielstalling. Uiteindelijk is besloten dat we tegen een te hoge prijs moesten kopen en ging de koop niet door.

Volgend op de vernieuwingen in het kantoor en als gevolg van het nieuwe werken schaffen we onder andere laptops aan (werkplek 3.0). Daarmee werken we plaats- en tijdsonafhankelijk. In de begroting was deze investering niet opgenomen.

Overleg met huurders(vertegenwoordiging)

De RvC had halverwege het jaar een overleg met SAM. Binnen SAM loopt de samenwerking niet zo goed . Daarom is een externe adviseur gevraagd te ondersteunen. Een plan van aanpak is opgesteld om te proberen de huurdersparticipatie weer op niveau te krijgen.

De RvC heeft met SAM gesproken over onder meer de wervingsprocedure wegens het vertrek van mevrouw Sanders, RvC-lid.

Overleg OR

Een goede inspirerende sessie had de RvC met de OR. Daarbij sprak de OR zijn zorg uit over de participatie van medewerkers in de OR. De intenties zijn er om over te stappen naar een vorm van participatieve medezeggenschap; naar een meer proactieve en participerende vorm van medezeggenschap. Ook is gesproken over het werken “na corona”.

7.2.7 Tot slot

Vooruitblik 2022

Extra aandacht wordt in het nieuwe jaar gevraagd voor de gevolgen van de net uitgebroken oorlog in Oekraïne en de vluchtelingen die van daar uit naar Nederland komen, naast de opgave die we al hadden om statushouders te huisvesten. De stijgende energieprijzen worden een steeds groter probleem voor onze huurders. De verduurzamingsopgave komt onder druk te staan door stijgende prijzen van materialen. Daarnaast zal Domesta de gevolgen van de stijgende inflatie en rente in kaart gaan brengen wat dit betekent voor de bedrijfsvoering.

Dankwoord

Het voorliggende bestuursverslag laat voldoende aansprekende voorbeelden zien die bijdragen aan de doelstellingen van Domesta als het gaat om leefbare buurten, betaalbaar wonen, voldoende passende huizen en energiezuinig wonen. Voorbeelden waar iedereen die betrokken is bij Domesta trots op mag zijn.

Ten slotte

In de vergadering van de RvC op 26 april 2022 zijn de jaarrekening 2021 en het bestuursverslag 2021 van Domesta met de accountant besproken. Nadat is kennisgenomen van de controleverklaring van de accountant heeft de RvC de jaarrekening 2021 en het volkshuisvestingsverslag 2021 vastgesteld.

F.C. van den Berg, voorzitter

G. Erents, vice-voorzitter

mevrouw A. Aachiche

mevrouw J. Stekelenburg

S.J.C. Gaastra

Versie:
v6.2.30

Met iWink Report maak je professionele online publicaties. Publicaties die je online, in print en als PDF-download kunt aanbieden.

En daarmee voldoe je direct aan de WCAG-wetgeving rond digitale toegankelijkheid.

Eenvoudig, veilig en efficiënt.

Meer over iWink Report