5. Organisatie

Vanaf 2016 stond ons ondernemingsplan Ruimte om te leven centraal bij alles wat we doen. Het inspireerde ons om veel nieuwe dingen met energie op te pakken. We waren gewend om alles wat kon ook echt te doen. Gewoon omdat daar ruimte voor was. We zien nu dat onze financiële grenzen in zicht komen en hebben behoefte aan meer focus. Toch blijft onze opgave onverminderd groot. Daarom maken we keuzes over wat we wel en niet doen. Dat zie je terug in onze koers, die we in oktober publiceerden. Maar dat zie je in meer dingen. Zo werken we vanaf 2025 onder meer met focusprojecten. Elk focusproject kent een opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit zorgt voor duidelijkheid. Ook het begrotingsproces is verbeterd.   

Ons uitgangspunt is altijd de mens. Elk mens doet ertoe en mee kunnen doen in de samenleving is heel belangrijk. Daarom vinden we het belangrijk dat mensen in een veilig huis wonen én ruimte hebben om te leven. Werken bij Domesta betekent dat je werkt aan ‘ruimte om te leven’. Zoals we voor de huurders staan voor ruimte om te leven, staan we voor de medewerkers voor ruimte om te werken.

Ook daar maakten we keuzes. Zo konden we door wisselingen in het managementteam (MT) in de organisatieontwikkeling niet alles doen wat we van tevoren hadden bedacht. Het MT-ontwikkeltraject loopt nog. En er is een leergroep gestart met het doel om de ontwikkeling ook breder in de organisatie te beleggen.  

We maakten heldere functiebeschrijvingen voor een groot aantal medewerkers, maar nog niet voor iedereen. Daar blijven we in 2025 aan werken. Dit jaar is het opleidingsbudget volledig gebruikt, zelfs iets meer dan begroot. Daar zijn we blij mee, omdat we het belangrijk vinden dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. We zien dat steeds meer medewerkers bezig zijn met hun ontwikkeling. Het varieert van functiegerichte opleidingen (bijvoorbeeld kennisontwikkeling) en ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden tot individuele coaching. Daarnaast organiseerden we cursussen waaraan alle medewerkers konden meedoen. Zoals een training ‘Omgaan met provocerend gedrag’, ICT-gerelateerde opleidingen (bijvoorbeeld Teams) en een training huurrecht.

Maand van de vitaliteit

Maar we willen onze medewerkers ook vitaal houden. Daarom deden we mee met de Maand van de vitaliteit van Loopbaaninitiatief. Daarin werd een reeks webinars aangeboden. We organiseerden zelf ook een aantal leuke activiteiten: stoelmassages, Tai Chi, yoga, stadswandelingen, dansen en een tafelvoetbaltoernooi. Dit alles was een groot succes: een grote groep medewerkers deed mee aan de verschillende activiteiten. Er staat nu zelfs permanent een tafelvoetbalspel in onze kantine.  

Elke dag zijn we druk met het verhuren van onze huizen en alles wat daarbij komt kijken. Om dit goed te kunnen doen, is het van belang dat de basis op orde is. Daar hebben we in 2024 weer mooie stappen in gezet. Zo is het handboek procesgericht werken vastgesteld. Veel processen zijn in kaart gebracht en beschreven. Er zijn ketenoverleggen met de proceseigenaren. Ook zijn de voortgangsrapportages vernieuwd. En we zijn begonnen met het beter beleggen van de controlfunctie binnen Domesta. De afdeling is nu op sterkte. In 2025 gaan we verder met de basis op orde brengen.   

In januari stapten we voor ons primaire systeem over van Tobias AX naar Tobias365. Ook voor ons digitale archief stapten we over naar een ander systeem (AareonDMS). 2 grote veranderingen die veel van de medewerkers heeft gevraagd. Na livegang leerden we ermee werken. Daarna gingen we optimaliseren en verbeteren. 

In het voorjaar van 2023 stapten we over naar Microsoft365. Daarmee maakten we een grote sprong in onze digitale manier van (samen)werken. Het is belangrijk dat we onze kennis op peil houden. Daarom vroegen we aan de medewerkers wat zij nodig hebben. Zo konden we dit jaar gericht trainingen aanbieden. Denk hierbij aan trainingen over Teams, To Do en Planner. 

Microsoft365 en andere software kennen continu updates. Daarom is het belangrijk dat we onze kennis ook continu updaten. We moeten meebewegen met alle relevante ontwikkelingen. En die ontwikkelingen gaan steeds sneller. We zoeken dan ook een manier waarop we alle medewerkers betrokken houden. Dit en meer krijgt een plek in ons ICT-beleidsplan. Dit plan volgt in 2025, maar kreeg al deels vorm in het afgelopen jaar. In dit plan staan we stil bij de komende 2 tot 3 jaar. Langer vooruitkijken heeft geen zin omdat de ontwikkelingen zo snel gaan.

Dit wordt steeds belangrijker. Daarom ging er veel aandacht naar het bewustzijn. In maart gingen we live met Arda. Dit is een online leerprogramma dat ons helpt om nog bewuster te worden van de ‘gevaren’ van internet. Denk aan phishing, hacking, datalekken of een cyberaanval.

We zijn met collega-corporaties op zoek geweest naar manieren om samen te werken op het gebied van security en blijven dit doen.

We lieten een externe partij een audit uitvoeren. Deze audit liet zien wat we de komende jaren te doen hebben op het gebied van security. 

Met een externe leverancier zijn we bezig geweest om een professionele oplossing in te voeren voor het cameratoezicht. Daarbij zijn camerabeelden alleen nog een bepaalde periode online te bekijken door een bevoegd persoon. In 2023 kregen de eerste 7 woongebouwen cameratoezicht. Daarna volgt de rest van ons bezit. Dit loopt door in 2025. Hiermee maken we weer een stapje rond de AVG.

Voor woningcorporaties wordt de rol van data steeds belangrijker. Ook voor ons. Het doel is om beslissingen te onderbouwen en om te inspireren en innoveren met data. In 2024 besteedden we daarom veel aandacht aan de randvoorwaarden daarvoor. Bijvoorbeeld de kwaliteit van onze data. Zo deed onze datasteward maandelijks datacontroles en werkte ze aan de ontsluiting van data voor het bepalen van de marktwaarde van ons bezit. In 2024 startten we ook met het aanleggen van een datalake en het ontsluiten van de data via power BI. We experimenteerden ook met het gebruik van data voor bijvoorbeeld wijkanalyses en in het assetteam.

Voor de vacatures die er waren, is het ons gelukt om kwalitatief goede mensen aan te trekken. Dit ondanks de lastige arbeidsmarkt. We merken dat het goed gaat met ons werkgeversimago. En daar zijn we trots op!

We weten nu al dat de komende jaren veel medewerkers weggaan omdat ze met pensioen gaan (de komende 6 jaar 23 medewerkers). Dus weten we ook dat we veel nieuwe medewerkers nodig gaan hebben. Het simpelweg ‘verspreiden van een vacature en wachten op de sollicitanten’ werkt niet altijd meer. Daarom keken we ook naar andere manieren. Zo deden we mee aan een banenmarkt van de Hanzehogeschool. En in 2025 doen we mee aan Dé Noordelijke Banenbeurs in Groningen.

Andere woningcorporaties lopen er ook tegenaan dat het invullen van vacatures steeds lastiger wordt. Daarom is het project ‘arbeidsmarktbenadering’ gestart. Dit is een gezamenlijk project van de noordelijke woningcorporaties. Er is een kwartiermaker benoemd die ons helpt bij het vergroten van de bekendheid van de sector en haar aantrekkelijkheid. Zodat we meer mensen van buiten de sector kunnen aantrekken. In 2025 gaan we hier volop mee aan de slag. 

Het idee was om met de koers in de hand aan de slag te gaan met een SPP voor de langere termijn. Dat hebben we niet gedaan omdat de koers pas in het najaar definitief was, we te maken hadden met personele wisselingen in het MT en er in april 2025 een nieuwe bestuurder komt. Daarom is besloten om er ook voor 2025 geen focusproject van te maken. Wel is gekeken naar wat er nodig is, zoals betere functieomschrijvingen. Daarmee weten we beter waarop medewerkers zich moeten ontwikkelen. 

Vanaf 2023 werken we samen met het Juridisch Expertisecentrum, samen met andere corporaties. Een laagdrempelige manier om onze juridische vragen beantwoord te krijgen. Zo is er een kennisbank met mooie voorbeelden van documenten. In 2024 zetten we een stapje verder. Om medewerkers meer bewust te krijgen over zaken waar ze zelf antwoord op kunnen geven, werd een cursus huurrecht gegeven. Ook publiceerde het Juridisch Expertisecentrum maandelijks nieuwsbrieven met daarin actuele informatie. De samenwerking verloopt goed. 

Ons kantoorgebouw heet Westeind Emmen en biedt plek aan bedrijven en zzp’ers. Deze huurders kunnen de gemeenschappelijke vergaderruimtes gebruiken. Maar natuurlijk ook de kantine. Om dit alles in goede banen te leiden, werd de operationele kant van het beheer en de verhuur van Westeind Emmen in 2023 op orde gebracht. In 2024 zijn er grote stappen gezet in de rolduidelijkheid binnen de organisatie. Verder versturen we minimaal 2 keer per jaar een nieuwsbrief naar de huurders van Westeind Emmen. Daarin houden we hen op de hoogte van lopende zaken.  

Het organogram laat de situatie zien zoals deze was op 31 december 2024.

In 2024 is er een daling ingezet rondom het ziekteverzuim. We sluiten dit jaar af met een gemiddeld ziekteverzuim van 4,9%. Vergeleken met het ziekteverzuim van 2023 van 7,9% en in 2022 van 6,1% is dit een sterke daling. De meldingsfrequentie sluiten we in 2024 af met 0,7. In 2023 was dit 0,8 en in 2022 was dit 0,9. Ook hier vindt een mooie daling plaats.

Het langdurig verzuim van 3,88% is bijna 80% van het gehele ziekteverzuimpercentage.

Van de huidige 7 langdurig zieken zijn er 4 aan het re-integreren. Bij deze 4 zieken gaat het (gedeeltelijk) om stress-gerelateerde klachten, waarvan dit ook gedeeltelijk werk gerelateerd is. De 3 langdurig zieken die nu niet kunnen re-integreren zijn allemaal niet-werk gerelateerd. Verder blijven de managers aandacht hebben voor de langdurig zieken en kijken we altijd naar passende mogelijkheden.

Arbocommissie

Ook in 2024 pakte de arbocommissie veel zaken op. 

• Klimmaterialen, elektrisch handgereedschap en verbandkoffers/-trommels zijn gekeurd. De keuring van ladders en trappen gebeurde door een externe partij. 
• Voor de digitale toolboxmeetingen worden de medewerkers met een VCA-diploma uitgenodigd. Dit jaar zijn 4 toolboxfilmpjes aan 35 medewerkers aangeboden. 
• Het VCA-diploma van 5 medewerkers is verlengd. In totaal hebben 35 medewerkers een VCA-diploma. 

Daarnaast hebben we voor de medewerkers alle informatie over gezond en veilig werken centraal op 1 plek gezet op ons intranet. Deze site staat boordevol handige informatie en belangrijke updates om de werkomgeving gezond en veilig te houden. Denk aan informatie over arbeidsomstandigheden, bedrijfshulpverlening, preventiemedewerker en vertrouwenspersonen. 

Tijdelijke en nieuwe bestuurder

De OR was betrokken bij de aanstelling van zowel de tijdelijke als straks de nieuwe bestuurder. We konden hierin voor ons belangrijke aandachtspunten inbrengen. Onder andere meer aandacht voor de interne organisatie. We zijn als OR in beide gevallen blij met de gemaakte keuzes.

De koers

Hiervoor was officieel geen advies van de OR nodig omdat de koers nog niet tot grote veranderingen leidt. Ondanks dat kreeg de OR een adviesaanvraag. Deze hebben we positief beantwoord.

Begroting 2025

De begroting kent opnieuw veel uitdagingen. Domesta moet keuzes maken. Vooraf aan de adviesaanvraag spraken we uitgebreid met een aantal collega’s voor een uitgebreide toelichting. Daarna was de OR ervan overtuigd dat de begroting een goede basis geeft voor 2025 en gaven we een positief advies af. De opgestarte rapportages geven het bestuur en management meer grip op de voortgang en sneller de mogelijkheid tot bijsturing. De OR wordt in de overleggen met de bestuurder bijgepraat over de voortgang hierin. We vertrouwen erop dat de grote (nieuwbouw)projecten in 2025 goed onder controle blijven.

Privégebruik leaseauto nieuwe wagenpark

Na 2 keer uitvoerig te zijn bijgepraat, heeft de OR (na stemming) positief geadviseerd op deze regeling voor privégebruik. Wel met de kanttekening dat de integriteitscode moet worden aangepast op dit punt.

Procedure werving en selectie

Na toelichting door P&O heeft de OR ingestemd met deze procedure. Hiermee is de standaardaanpak vastgelegd rond sollicitaties en kan de OR achteraf toetsen.

In 2024 is de OR niet specifiek aangehaakt bij nieuwe projecten. Veel projecten zijn doorlopers van 2023, bijvoorbeeld ROG (regisserend opdrachtgeverschap) en Tobias365. Bij de nieuwe focusprojecten uit de begroting hopen we in 2025 als OR goed aan te haken.

Onder participatie verstaan we dat alle betrokkenen bij een wijziging worden aangehaakt in het proces. We gaan er bij participatie vanuit dat Domesta participeert en niet (alleen) de OR. We zien dat participatie een lastig item blijft en zich met vallen en opstaan ontwikkelt. De insteek van Domesta is zeker om participatie te omarmen, maar de praktijk is soms wat weerbarstig.  Ook in 2024 zien we zaken waarbij de participatie ontbreekt of beter kan. We blijven in gesprek met bestuurder en managers om dit actief te promoten.

Op 17 juni 2024 is de OR op cursus geweest. De cursus ging over Financiën. De OR wordt betrokken bij bijvoorbeeld de begroting, maar wat betekenen al die cijfers nu precies? We kunnen gebruikmaken van interne en externe experts, maar wilden daar graag zelf ook wat inzicht in krijgen. We kregen goede uitleg over onder meer de verschillende ratio’s en we kijken terug op een zeer nuttige cursus.

We communiceerden diverse keren via intranet. Ook was er weer een poll rond de vrije dagen 2025. De uitkomst van deze poll bespraken we met de bestuurder en deze uitkomst is overgenomen. 

Na verkiezingen mochten we een nieuw OR-lid verwelkomen. Met dit nieuwe lid konden we het inzicht voor de OR in financiën versterken. Verder is de voorzitter gestopt en opgevolgd door de vicevoorzitter. 1 van de leden is nu vicevoorzitter. 

In 2024 spraken we weer met een aantal collega’s over zaken die hen bezighouden en soms zorgen geven. Dit geeft ons als OR meer inzicht in wat er speelt bij de collega’s. De signalen die we hiermee opvangen nemen we ook mee in onze OR-/bestuursvergaderingen. Deels zien we de gespreksstof terugkomen in de koers en blijven we aangedragen zaken bespreken met de bestuurder.

We hadden in 2024 6 keer overleg met de bestuurder, 1 keer overleg met de RvC en 1 keer met RvC en bestuurder. Deze overleggen verlopen prettig en open. We kunnen het goede gesprek voeren. Ook met de tijdelijke bestuurder hebben we goed en open contact en we voelen ons daarbij gelijkwaardige gesprekspartner. De P&O-adviseur die ook bij de OR-/bestuursvergaderingen zit, is ook een prettige gesprekpartner en neemt ons goed mee in de ontwikkelingen rond P&O.

De BOT-overleggen (Benen op Tafel) met managers en bestuurder zijn in 2024 wat in het slop geraakt door vertrek en komst van managers en bestuurder. We hopen dit in 2025 weer structureel op te pakken. In een BOT-overleg kijken we zonder agenda of verslag naar de ontwikkelingen binnen Domesta.

Geregeld schuift een manager even aan bij het OR-overleg zodat we op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op een bepaalde afdeling. Hierdoor krijgen we een goed beeld van wat er speelt en welke kant een manager op wil.

Reguliere overleggen

De OR overlegde 1 x per 2 weken op donderdagmorgen. Helaas lijkt het actief benaderen van de OR door onze collega’s toch nog lastig. We zouden graag zien dat collega’s zich meer uitspreken richting de OR. Moeten we dan concluderen dat er geen bijzondere zaken spelen? We willen graag dat mensen zich melden. Met “de wandelgangen” kunnen we niet zo veel.

Enquête bedrijfseigen regelingen zoals eindejaarsuitkering e.a.

Deze enquête is besproken en er is in overleg met de bestuurder gecommuniceerd dat Domesta deze niet heeft

Ondersteuningsaanvraag OR's andere corporaties

Dit ging over het vanaf start laten meetellen van salarisaanpassingen in de pensioenopbouw. De OR heeft deze aanvraag ondersteund.