7. Verslag van de Raad van Commissarissen

De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur, de uitvoering van de strategie en de algemene gang van zaken binnen Domesta. De RvC adviseert daarnaast het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de (her)benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders en stelt de beloning en arbeidsvoorwaarden vast. De RvC geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die Domesta elke 4 jaar laat uitvoeren.

De RvC doet dit op basis van de bevoegdheden zoals die staan in de statuten. De werkwijze van de RvC staat in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin staat dat de RvC werkt met aparte commissies (Auditcommissie, Commissie Wonen, Remuneratie- en selectiecommissie). De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de raad voor. De raad blijft verantwoordelijk voor de besluitvorming.

Een specifiek uitgangspunt voor de RvC is de evenwichtige aandacht voor zowel de volkshuisvestelijke doelen, waarbij de maatschappelijke belangen de basis vormen, als de financiële kaders en risico’s.

De RvC vindt het belangrijk dat bij maatschappelijke discussies over investeringen, duurzaamheid, leefbaarheid en contact met gemeenten de betaalbaarheid van onze huurder centraal staat.

Het centrale uitgangspunt voor de RvC is erop toe te zien dat Domesta een maatschappelijke koers blijft varen. Een koers waarin maatschappelijke vraagstukken op het gebied van wonen en de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren centraal staan. En waarin we voldoen aan de eisen voor woningcorporaties zoals die staan in wetten en regels.

De RvC als geheel en ieder lid afzonderlijk is maatschappelijk betrokken bij het werk van Domesta, bij het wonen in de regio Zuidoost-Drenthe in het algemeen en bij de mensen met een inkomen tot € 47.700 (2023) in het bijzonder. 

De RvC ziet erop toe dat deze uitgangspunten uitgewerkt zijn in een strategisch ondernemingsplan dat in overleg met belanghebbenden (zoals gemeenten, huurders en zorg- en welzijnsinstellingen) wordt opgesteld en dat helder geformuleerde doelstellingen heeft. Het jaar 2023 was een opmaat naar een nieuw Koersplan, dat de 3e druk van het ondernemingsplan ‘Ruimte om te leven’ vervangt en in 2024 zal worden afgerond.

Bij de toezichthoudende rol gebruikt de RvC een extern toezichtkader. Het externe toezichtkader wordt gevormd door wetten en regels vanuit de Woningwet en vanuit de sectorinstituten zoals het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), de Aw (Autoriteit Woningcorporaties), Aedes (branchevereniging van woningcorporaties) en de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties).

Ook gebruiken we het interne toezichtkader. Dit interne toezichtkader bestaat onder meer uit een visie op toezicht, uit statuten, reglementen, codes, regelingen en verantwoordingen. 

Dit toezichtkader is voor het bestuur kaderstellend om te besturen en voor de RvC bepalend om toezicht te houden. Het toezichtkader richt zich zowel op de besturing als op de beheersing van risico’s voor Domesta. 

In 2022 zijn de Nationale Prestatie Afspraken (NPA) gemaakt door de Minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke ordening met Aedes, de Woonbond en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Gemeenten en provincies hebben hierin een grote rol. Deze afspraken bevatten de volkshuisvestelijke opgaven tot en met 2030. Ze hebben impact op de bedrijfsvoering van Domesta. De afspraken gaan over de volgende zaken:

• Een hogere bouwproductie van sociale huurhuizen.
• Het aansluiten bij regionale woondeals, waarin vastgelegd wordt hoeveel sociale en middenhuurhuizen gebouwd moeten worden.
• Huurverlaging van huishoudens met een inkomen tot 120% van het sociaal minimum en het loskoppelen van de jaarlijkse huurverhoging van de algemene prijsinflatie.
• Versnelde verduurzaming van huizen met een slecht energielabel.
• Extra geld voor woningverbetering en leefbaarheid.

Met de gemeenten Emmen, Hoogeveen en Coevorden heeft Domesta afspraken gemaakt over de invulling van deze NPA.

Het proces van risicomanagement, de kaders hiervoor en de verschillende rollen en verantwoordelijkheden staan in het risicomanagementbeleid. Het toetsingskader is vastgesteld. Het toetsingskader is een compleet document waarin alle aspecten van toezicht staan.

De verbijzondering van het Reglement financieel beleid en beheer op het gebied van investeringen (afgezet tegen het volkshuisvestingsbeleid) krijgt inhoud in het investeringsstatuut. In dit statuut staan vereisten op het gebied van investeringen (sturend en randvoorwaardelijk). Het investeringsstatuut is daarmee een van de onderdelen van het totale toetsingskader. Het investeringsstatuut behandelt de besluitvorming over investeringen in nieuwbouw, sloop/nieuwbouw en renovatie.

Door zich te binden aan de Governancecode laat Domesta zien waarvoor ze staat, waarop ze aanspreekbaar is, dat ze kwaliteit biedt en dat ze zich wil verantwoorden naar de omgeving waarin ze werkt. We leven de 5 principes van de Governancecode na.

De verantwoording over het toepassen van de code is integraal in zowel het bestuursverslag als in dit verslag  opgenomen. Een verbindingenstatuut is niet opgesteld omdat Domesta geen verbindingen heeft.

Het ondernemingsplan 2020-2022 (3e druk) en het portefeuilleplan 2021-2030 van Domesta horen bij het toezichtkader van de RvC. De RvC houdt hierbij toezicht op de inhoud van de strategie en de mate waarin deze strategie wordt gerealiseerd. In een bijeenkomst door het management met de RvC is teruggeblikt op de realisatie van het ondernemingsplan en is vooruitgekeken naar de uitdagingen voor de toekomst.

In het portefeuilleplan staan strategische kaders en maken we keuzes voor de invulling van het portefeuillemanagement. Deze keuzes zijn gebaseerd op zowel externe ontwikkelingen als onze eigen ambities en kaders. Waarvoor staan we als corporatie en welke opgave willen (en kunnen) we in de komende jaren oppakken?

Er is in de RvC onder meer gesproken over:

• Flexwonen
• Energiearmoede en betaalbaarheid
• Continuïteit in de financiële kolom
• Ontwikkeling van het financieel meerjarenperspectief  
• Eigen rol in de huisvesting van bijzondere doelgroepen en zorgbehoevenden
• Matching in de regio
• Nationale prestatie afspraken (NPA)

In februari 2023 is de zorgrating besproken. Jaarlijks laat Domesta deze rating uitvoeren. De RvC ziet dat een groot deel van de zorgportefeuille regulier verhuurd kan worden en dat de alternatieve aanwendbaarheid van het zorgvastgoed hoog is. De RvC heeft het vastgestelde betaalbaarheidsbeleid gevolgd. De inflatievolgende huurverhoging per 1 juli 2023 bedroeg 2,6%. Huizen met een slechter energielabel dan C en huurders die een huur boven de streefhuur betalen, waren hiervan uitgesloten.

Jaarlijks ontvangt de RvC de begroting voor het volgende jaar ter goedkeuring. Hiermee ontvangt de RvC informatie over de operationele prestaties, de verwachte kosten en opbrengsten en de voorgenomen investeringen, zowel voor het komende jaar als ook voor de jaren erna (in de meerjarenbegroting). 

In november 2023 keurde de RvC de begroting 2024 goed. Hierbij stelde de raad vast dat de financiële ratio’s voldoen aan de normen van het WSW en de Aw. 

De RvC bleef met de voorjaars- en najaarsrapportages op de hoogte van de uitvoering van de operationele prestaties en de inkomsten en uitgaven. De RvC ontving 3 rapportages samen met een controllersbrief met aanbevelingen, voorzien van een reactie van het bestuur. 

Bij de bespreking van de Kadernotitie, ter voorbereiding op de begroting 2024, is gesproken over de verwachte huurverhoging in 2024. Het verwachte percentage van 5,3% is hoog en een trendbreuk met het verleden. Domesta heeft daar in Drents verband bij stilgestaan. Bij deze huurverhoging zijn stijgende (bouw)kosten voor zowel nieuwbouw als verduurzaming in ogenschouw genomen, in combinatie met de uitdagende opdracht die Domesta op deze terreinen heeft. De mate waarin landelijke toeslagen, uitkeringen en minimumlonen ontwikkelen, hebben invloed op de uiteindelijke netto huurverhoging voor de huurders.

De RvC behandelde de jaarrekening en het jaarverslag 2022 in de vergadering van juni. De accountant was erbij om het accountantsverslag toe te lichten. 

De conclusies van de accountant waren:

• De jaarverslaggeving van Domesta (bestuursverslag, jaarrekening en overige gegevens) voldoet aan de daaraan gestelde eisen. 
• De in de jaarrekening opgenomen gescheiden verantwoording en toelichting over de DAEB en de niet-DAEB tak is op juiste wijze tot stand gekomen en gepresenteerd. 
• De waardering van het vastgoed in exploitatie met behulp van de basisversie en de fullversie alsmede de beleidswaarde is evenwichtig
• De overige informatie in het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen
• Alle informatie die op grond van de Woningwet vereist is in het jaarverslag, is opgenomen  
• De financiële ratio’s voldoen aan de normen van de toezichthouder.

De jaarrekening was op totaalniveau opgesteld. Dit houdt in dat de huidige balans en winst- en verliesrekening zowel DAEB als niet-DAEB bevat. Aan de hand van het accountantsverslag besprak de RvC de jaarrekening 2022. De kernpunten bij de bespreking waren de landelijke correctie van het handboek marktwaardering, de sterke stijging van de beleidswaarde door de afschaffing van de verhuurderheffing en marktconformiteit in relatie tot frauderisico’s.   Mede op basis van deze informatie van de accountant heeft de RvC de jaarrekening 2022 goedgekeurd.

Het bestuur mag investeringen tot € 3 miljoen goedkeuren. Deze investering moet dan wel in de door de RvC goedgekeurde begroting staan.

Op basis van deze afspraak gaf de RvC goedkeuring aan de volgende projecten:

• Anjerstraat Hoogeveen
• Zonnepanelen op hoogbouw
• Rembrandflat Coevorden
• Flexwonen Coevorden
• Eisenhower Hoogeveen

De managementletter 2022 werd in februari 2023 besproken in de Auditcommissie en in de vergadering van de RvC.

De belangrijkste bevindingen en verbeterpunten van KPMG gaan over vastgoedwaardering, vastgoedgerelateerde inkopen, cybersecurity & IT.

KPMG concludeerde in de managementletter dat Domesta in 2022 volop in beweging is geweest. Op diverse punten zijn verbeteringen doorgevoerd. Deze verbeteringen waren niet in alle gevallen genoeg (zichtbaar) om eerdere bevindingen als opgevolgd te rapporteren.

De RvC wil in lijn met het gedachtegoed van de Governancecode elk jaar een gemeente bezoeken (relatie en bezit) en 1 keer per 2 jaar contact hebben met zorgpartners. Ook wil zij jaarlijks een bijeenkomst organiseren met een thema uit het ondernemingsplan waarvoor ze belanghebbenden uitnodigt.

In 2023 is hier invulling aan gegeven tijdens het visitatieproces en de voorbereidingen voor de nieuwe strategische koers. Samen met de visitatiecommissie is een rondleiding door het werkgebied gedaan, waarbij de drie gemeenten zijn bezocht en bij een groot renovatieproject en nieuwbouwproject is gesproken met huurders. Tijdens een dialoogsessie over de nieuwe strategische koers is met stakeholders van gemeenten, zorg- en welzijnspartijen gesproken over de gezamenlijke maatschappelijke opgaven voor de toekomst.

Periodiek vindt er terugkoppeling plaats door de controller governance & compliance. Dit doet hij door een controllersbrief toe te voegen aan de tussentijdse rapportages en de begroting. Ook heeft hij in de auditcommissie een presentatie gegeven over risicomanagement binnen Domesta. 

Het is de verantwoordelijkheid van de RvC om de werkgeversrol voor het bestuur in te vullen. Hiervoor is er een remuneratiecommissie. Deze commissie bestond in 2023 uit de heer Strijker (voorzitter) en mevrouw Stekelenburg.

De remuneratiecommissie is als adviescommissie onder andere belast met het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met het bestuur en het doen van bezoldigingsvoorstellen over het bestuur en de RvC.

In de remuneratiegesprekken is stilgestaan bij de overgang naar het eenhoofdig bestuur dat in 2022 plaatsvond, het bouwen aan een nieuw MT, de organisatieontwikkeling en de vooruitblik naar een nieuw Koersplan. In 2024 zal veel aandacht uitgaan naar het opstellen van het nieuwe koersplan en het doorzetten van de ingezette organisatieontwikkeling. 

Op advies van de remuneratiecommissie heeft de RvC de beloning van de bestuurders, na hun definitieve benoeming in 2018, gebaseerd op bezoldigingsklasse G zoals bedoeld in artikel 3 van de regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014. 

 Jaarlijks groeit per 1 januari het salaris mee met de indexering van het bezoldigingsmaximum.

In 2023 haalde het bestuur de volgende permanente educatiepunten (PE-punten): 

• de heer Moormann 47 (28 in 2022, 38 in 2021 en 22,5 in 2020)

Het totaal aantal behaalde PE-punten in de afgelopen drie jaar is 113. Dit is boven het minimaal aantal PE-punten van 108 over 3 jaar.

De heer B.S. Moormann heeft sinds 2019 zitting in het dagelijks bestuur van De Alliantie van Kracht.

Ook in 2023 was het aspect cultuur onderwerp van gesprek in relatie tot de organisatieontwikkeling. Domesta kent een open cultuur. De verbinding tussen de RvC en de organisatie is verder versterkt door medewerkers in themabijeenkomsten en RvC-vergaderingen te laten presenteren over voorstellen op de agenda en nieuwe ontwikkelingen. Ook droeg de aanwezigheid van de RvC bij informele bijeenkomsten bij aan het verder verkleinen van de afstand tussen de RvC en de organisatie. 

De RvC ervaart het met elkaar in gesprek gaan over integriteitsvraagstukken en dus open zijn over bepaalde gebeurtenissen als zeer positief. 

In het verslagjaar hebben zich geen onverenigbaarheden voorgedaan.

Het bestuur ‘gebruikt’ de RvC als klankbord. Mochten er vragen zijn op een bepaald vakgebied, dan wordt een lid van de RvC hierop bevraagd. Daarbij nemen we in acht dat in de vergadering een objectieve discussie mogelijk moet blijven. Als specifiek advies gevraagd is, wordt dat met alle leden van de RvC gedeeld. Voorbeelden hiervan zijn huurdersparticipatie, de strategische koers, de ontwikkeling van de organisatie en de Nieuwe Arend. 

De geschiktheidsmatrix die jaarlijks wordt opgesteld voor de fit- en propertest is de basis voor het functieprofiel van de voltallige RvC. In 2023 zijn het algemene profiel voor RvC-leden en de vijf specifieke functieprofielen besproken in de vergadering en herbevestigd. Deze profielen maken onderdeel van de zelfevaluatie die in februari 2024 plaatsvindt. 

Per 4 januari 2023 is de heer R. Rösler benoemd nadat een positieve zienswijze van de Aw was ontvangen. De heer Rösler is geworven op het profiel financiën en is lid van de auditcommissie. 

 Per 5 januari 2023 is de heer E.K. Strijker benoemd nadat een positieve zienswijze van de Aw was ontvangen. De heer Strijker is geworven op het profiel HR/organisatieontwikkeling/bedrijfskundig en is lid van de commissie wonen en voorzitter van de remuneratie- en selectiecommissie. 

Integriteit is een belangrijk thema voor de RvC. De integriteitscode, de klokkenluidersregeling en de regeling omgangsvormen zijn vastgesteld en staan op de website. De klokkenluidersregeling is in 2023 geactualiseerd vanwege nieuwe wetgeving en is in werking getreden op 1 december 2023. 

Het hebben van een code en regelingen is niet voldoende. Het gaat ook, of juist om de manier waarop we er in de praktijk mee omgaan. Eventuele integriteitsvraagstukken worden binnen de RvC met elkaar gedeeld en de controller governance & compliance en leidinggevenden zijn aanspreekpunt voor de medewerkers als er vragen zijn over de integriteitscode

De RvC baseert zich bij haar meningsvorming niet alleen op informatie uit de organisatie. Zij laat zich ook informeren door belanghebbenden en deskundigen (zorginstellingen, huurdersorganisaties, gemeenten, lokale media, vaktijdschriften enz.). Zij doet dat onder meer door gesprekken met Huurdersplatform SAM en met de OR. In juni en in november heeft de RvC vergaderd met SAM en de OR. 

Als de RvC bij (dreigende) problemen van mening is dat deze niet binnen de corporatie zelf kunnen worden opgelost en waarover het bestuur niet zelf de Aw informeert, dan dient de RvC in laatste instantie deze zelf te melden bij de Aw. De Aw kan dan zo nodig aanvullende maatregelen nemen om de problemen aan te pakken. In het verslagjaar 2023 heeft de RvC geen reden gezien een melding te doen bij de Aw. 

Tijdens iedere vergadering worden de actuele ontwikkelingen in het werkgebied besproken, voor zover ze direct of indirect te maken hebben met het werk van Domesta. 2 leden van de RvC die wonen en werken in of aan het gebied zijn mede de antennes voor de gehele raad met betrekking tot het omgevingsbewustzijn. 

De vorige zelfevaluatie was in november 2022 onder externe begeleiding. Mede vanwege coronamaatregelen vonden in de afgelopen jaren de zelfevaluaties op verschillende momenten in het jaar plaats. De RvC heeft voor een vast evaluatiemoment besloten en wel in de eerste vergadering na afloop van het betreffende kalenderjaar. Op 8 februari 2024 vindt de zelfevaluatie over 2023 plaats.

Jaarlijks volgt de RvC een educatieprogramma. Dit is gericht op de ontwikkeling van competenties en/of vakkennis en beroepsvaardigheden die relevant zijn voor corporatiecommissarissen. Dit jaar haalden de commissarissen de volgende punten:

In de beroepsregel van de VTW (Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties) is onder meer bepaald dat de maximum bezoldigingsbedragen ieder jaar automatisch worden aangepast op basis van de jaarlijkse indexeringen van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting. Domesta past deze indexeringsmogelijkheid jaarlijks toe.

In 2023 heeft de RvC, conform de Wet Normering Topinkomens en de beroepsregel VTW, de vergoeding vastgesteld op € 25.080 voor de voorzitter en € 16.720 voor de overige RvC-leden. 

De bezoldiging van de RvC blijft daarmee onder de gestelde WNT-normen en de beroepsregel VTW.

Het jaar 2024 en de jaren er na staan in het teken van balans zoeken in wat Domesta nog wel doet, wat ze minder gaat doen en wat ze niet meer doet. Om duurzaam financieel gezond te blijven is het van belang om in 2024 hier met elkaar en met stakeholders het gesprek over te voeren. De gesprekken dragen bij aan de totstandkoming van een nieuwe strategische koers. 

Het bestuursverslag in deze jaarrekening laat diverse voorbeelden zien waarin Domesta in het afgelopen jaar invulling heeft gegeven aan haar doelstellingen op het vlak van leefbare buurten, betaalbaar wonen, voldoende passende huizen en energiezuinig wonen. De uitkomsten uit de visitatie ondersteunen onze opvatting dat Domesta een maatschappelijk betrokken corporatie is, waar iedereen die betrokken is bij Domesta, trots op mag zijn.