5.1 Organisatie
Domesta is een stichting. De stichting is een toegelaten instelling in de zin van artikel 19 van de Woningwet. We bieden betaalbare sociale huurhuizen aan mensen met de laagste inkomens of voor wie dat om andere redenen moeilijk is zelf te regelen. We vinden dat ieder mens, van kind tot senior, recht heeft op een eigen plek, een veilig thuis waar ze in vrijheid en zorgeloos kunnen wonen. Onze huizen staan in de gemeenten Coevorden, Emmen, Hoogeveen en Borger-Odoorn.
Start gemaakt met onze nieuwe koers
Vanaf 2016 stond ons ondernemingsplan Ruimte om te leven centraal bij alles wat we doen. In 2023 begonnen we met het opmaken van de balans: passen de thema’s van ‘ruimte om te leven’ nog bij ons?
Daarvoor gingen we in gesprek met medewerkers en samenwerkingspartners. We vroegen hen wat ze belangrijk vinden. En ook waar we vooral mee moeten stoppen of doorgaan. Met alle verzamelde informatie gingen we aan de slag. We leerden dat we nog niet klaar zijn. Er zijn nog meer gesprekken die we moeten voeren en onderwerpen waarin we ons willen verdiepen. Hier nemen we ook in 2024 de tijd en ruimte voor.
Ontwikkeling van organisatie en MT
We zien ontwikkelen in de breedste zin van het woord. Het gaat niet alleen om het volgen van een vakinhoudelijke training, opleiding of cursus. Domesta is veel in beweging. We dagen onszelf uit om hierin mee te bewegen. Dit betekent dat we steeds bezig zijn met onze eigen ontwikkeling om het werk anders of beter te doen.
De managers en bestuurder vormen samen het managementteam (MT). Zij begonnen dit jaar met een MT-traject, waarin zij zich verder ontwikkelden. Ze leerden elkaar beter kennen en vormen zo steeds meer een team richting integraal management en coachend leiderschap. Daarbij kijken ze vooral naar wat de teams nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Belangrijk in het dagelijks werk is om te proberen rust te creëren om na te denken, zodat besluiten weloverwogen genomen kunnen worden. Uitgangspunt blijft dat eigenaarschap zoveel mogelijk bij de medewerkers hoort.
In de wacht
In de nieuwe koers komt te staan hoe we onze doelen gaan realiseren. Die koers is nog niet klaar. Dat betekent natuurlijk niet dat we niets doen. Het betekent wel dat we sommige plannen of projecten wat meer naar voren schoven. Zo wilden we aan de slag met onze visie op dienstverlening. Maar het is helemaal niet logisch om dat nu al te doen terwijl we nog bezig zijn met de koers. Hetzelfde geldt voor ons SPP (strategische personeelsplanning). Wel maakten we begin 2023 een ‘mini’ SPP waarbij we 1 tot 1,5 jaar vooruit keken. Vragen zoals ‘waar staan we nu’ en ‘wat hebben we op korte termijn nodig’ stonden daarbij centraal. De SPP over meer jaren pakken we op als de strategische koers duidelijk is.
De basis op orde
We vinden het belangrijk om ons te blijven ontwikkelen. Dat doen we ook, maar dit lukt het beste als de basis op orde is. Het hele jaar hebben we daar veel mooie stappen in gezet. Zo werkten verschillende teams aan het creëren van duidelijkheid binnen hun teams. Daarbij keken we naar functiebeschrijvingen, rollen en verantwoordelijkheden. Ook werkten we aan het beschrijven van onze processen en kreeg datagedreven werken een plek in de organisatie. Dit alles gaat erom dat we de basis op orde krijgen én houden. Zijn we klaar? Zeker niet. We gaan hier in 2024 volop mee verder.
Data krijgen een echte plek
Voor woningcorporaties wordt de rol van data steeds belangrijker. Ook voor ons. Op een gestructureerde manier onze én openbare data gebruiken, biedt veel mogelijkheden. Het afgelopen jaar zijn we daarom druk bezig geweest met het traject datagedreven werken binnen Domesta. Zo is er nu een visie op datagedreven werken, een databeleid, hebben we een data analist en data steward én zijn we van start gegaan met de datacommissie. De VERA-domeinen staan hierbij centraal. Dit is de standaard voor gegevensuitwisseling binnen de corporatiesector en ketenpartners.
Procesgericht werken
Dit jaar zijn we begonnen met het beschrijven van processen, rollen en verantwoordelijkheden. Daarbij was het onderdeel Vastgoedonderhoud als eerste aan de beurt. De processen legden we vast in Fully in Control. Een praktisch middel om de vinger aan de pols te houden: doen we het nog steeds goed en doen we nog steeds de goede dingen? Ander voordeel is dat nieuwe medewerkers direct zien hoe het bij Domesta werkt. En met deze manier van werken zien we veel eerder waar het anders en beter kan. Wij beheersen het werk en de werkprocessen in plaats van andersom. Vastgoedonderhoud beet de spits af, maar we zijn ook al aan de slag met het vastleggen van andere processen.
Het beheren van Westeind Emmen
In 2021 is ons kantoorgebouw verduurzaamd en verbouwd. Het gebouw heet nu Westeind Emmen en biedt plek aan bedrijven en zzp’ers. Deze huurders kunnen de gemeenschappelijke vergaderruimtes gebruiken. Maar natuurlijk ook de kantine. Om dit alles in goede banen te leiden, is de operationele kant van het beheer en de verhuur van Westeind Emmen nu op orde. Daar zijn we in 2023 druk mee geweest. Komend jaar gaan we aan de slag om ook de strategische en tactische kant goed te regelen. Denk aan het maken van beleid, het beschrijven van processen enzovoort.
Weer veel nieuwe collega's
Dit jaar waren er veel personele bewegingen. Toch is het ons gelukt om kwalitatief goede mensen aan te trekken. Dit ondanks de lastige arbeidsmarkt. We merken dat het goed gaat met ons werkgeversimago. En daar zijn we trots op! De werving deden we de ene keer zelf en de andere keer besteedden we het uit. Per functiegroep keken we welke keuze het verstandigste was. Financiële functies zijn bijvoorbeeld lastig in te vullen. Dit lieten we dan over aan een extern bureau.
Preventief medisch onderzoek (PMO)
Het welzijn van onze medewerkers vinden we belangrijk. Om daar meer inzicht in te krijgen, organiseerden we een PMO. Daarbij ging het onder meer over: hoe ervaren zij hun werk, hoe is de balans met het privéleven en hoe is het met hun gezondheid.
79 medewerkers vulden de online vragenlijst in en 66 medewerkers deden mee aan het fysieke onderzoek. Positieve punten uit het onderzoek:
- Domesta wordt ervaren als een fijne en betrokken werkgever, waar veel ruimte is voor ontwikkeling en waar vrijheid wordt geboden.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
- En er werken veel leuke collega’s.
Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten, zoals het ‘wij’-gevoel dat minder wordt gevoeld, de akoestiek in het pand, de interne communicatie en de wisseling in managers. We gaan nu kijken hoe we de goede dingen kunnen houden en de aandachtspunten kunnen verbeteren.
Nieuw wagenpark
Eind 2023 kregen we een nieuw duurzaam wagenpark. Een mooie stap waarmee we bijdragen aan het verminderen van CO2-uitstoot en daardoor ook bijdragen aan een duurzamere wereld. Onze oude auto's en bussen hebben ons jarenlang trouw gediend, maar de tijd was gekomen voor een welverdiende vernieuwing. Deze verandering is voor ons belangrijk. Onze medewerkers zijn namelijk vaak onderweg naar onze huurders. Dat reizen gebeurt vanaf nu nog veiliger en we dragen bovendien bij aan een schonere omgeving.
Regisserend opdrachtgeverschap
Voor ons onderhoud zijn we in 2022 gestart met regisserend opdrachtgeverschap (ROG). Een aantal onderhoudspartners is verantwoordelijk voor het beheer van onderhoud van onze huizen, samen met onze eigen vakmensen. Deze nieuwe methode vraagt om een andere manier van werken en hoe we als organisatie zijn ingericht. Denk bijvoorbeeld aan onze processen, rapportages en facturatie. We hoopten dit in 2023 af te ronden, maar het kostte meer tijd dan verwacht. Gaandeweg liepen we tegen zaken aan die aangepast of verduidelijkt moesten worden, zoals afspraken over tegen welke kwaliteit onderhoud gepleegd wordt. Dit ronden we af in 2024. Daarna kijken we of we de doelen en resultaten halen die we van tevoren hebben afgesproken en of dit past bij de begrote budgetten en de kwaliteit die we nastreven voor onze huurders.
Daarnaast zetten we ROG ook in bij onze zorgcomplexen. In december tekenden we hiervoor het contract dat ingaat op 1 januari 2024. We gebruiken heel 2024 voor de implementatie, met als doel om het beheer van onze zorgcomplexen uit handen te geven aan onze ROG-partners.
VvE-beheer
Een deel van onze huurders woont in een gebouw met een VvE (Vereniging van Eigenaren). Sommige dingen gaan voor hen net iets anders (dan bij huurders die niets te maken hebben met een VvE). Daar hebben ze soms last van. En dat willen we niet. Daarom hebben we dit jaar stappen gezet om het beheer van de VvE’s beter te regelen.
Heerlijk helder samenwerken
Het project Heerlijk Helder Samenwerken rondden we in april 2023 af. Het project had als doel om medewerkers zo optimaal mogelijk te ondersteunen in het plaats- en tijdonafhankelijk werken. De nieuwe werkplek moet de basis zijn om toekomstige innovaties mogelijk te maken. Prettig samenwerken, veiligheid en beheersbaarheid zijn hierin belangrijke thema’s. Het gaat om:
- Makkelijker de juiste informatie terugvinden
- Makkelijker samenwerken
- Kennis en expertise borgen in de organisatie
- In verbinding blijven
- Weten waar we mee bezig zijn (ook al werken we ergens anders)
We kwamen van een Citrix-omgeving waarin de medewerker werkte met een kleine computer. Deze beschikte over weinig rekenkracht en had beperkte capaciteit. Ook kon je er niet goed hybride mee werken. Nu werken we met een krachtige laptop, waarbij het niet uitmaakt waar je je werk doet: thuis, op kantoor of waar dan ook. Zolang je maar een internetverbinding hebt. Ook stapten we af van een mappenstructuur en werken we nu samen in Teams, waar we ook de bestanden opslaan.
Om het kennisniveau te verhogen, gaan we nog extra opleidingen plannen. Dit pakken we in 2024 op.
Overgang naar Tobias365
Dit jaar stond ook in het teken van de overgang van Tobias AX (ons primaire systeem) naar Tobias365. Door deze overgang kunnen we profiteren van de nieuwste ontwikkelingen. Heel veel collega’s waren betrokken bij verschillende werkgroepen. Zij hielden zich bezig met het inrichten en testen van Tobias365. Alles was erop gericht om begin januari live te gaan. Vanaf dat moment staat alles in de cloud en zijn we klaar voor de toekomst.
5.2 Personeel
Zo ziet onze organisatie eruit
Het organogram laat de situatie zien zoals deze was op 31 december 2023.
Afdeling Wonen
De afdeling die er samen met (potentiële) huurders voor zorgt dat zij in een ‘passend’ huis wonen in een leefbare buurt.
Afdeling Onderhoud en Nieuwbouw
De afdeling die – nieuwsgierig naar vernieuwende concepten - werkt aan energiezuinige en comfortabele huizen.
Afdeling Strategie en Beleid
De afdeling die naar aanleiding van externe ontwikkelingen en eigen ideeën nieuw beleid maakt.
Afdeling Ondersteuning
De afdeling die ervoor zorgt dat iedereen lekker zijn werk kan doen en dat we ons huishoudboekje op orde hebben.
Een paar cijfers over 2023
* waarvan 2 met pensioen en 3 overleden
Hoe ziet ons personeelsbestand eruit?
In totaal hadden we aan het eind van het jaar 115 eigen medewerkers in dienst.
| Waarvan vrouw | 58 |
| Waarvan man | 57 |
| Aantal fte | 103,4 |
| Gemiddelde leeftijd | 49 |
| Gemiddeld aantal dienstjaren | 14 |
| Fte's inhuur en stagiaires | 13,6 |
Ziekteverzuim
Landelijk is de trend gaande dat het ziekteverzuim daalt vergeleken met 2022. Bij Domesta is dit niet zo. Bij ons is het ziekteverzuim gestegen. Het hoge verzuimcijfer komt voornamelijk door 9 langdurig zieken. Dit leidt tot een ziekteverzuimpercentage van 6,18%. Van die langdurig zieken zijn 6 niet werkgerelateerd en 3 gedeeltelijk werkgerelateerd. Van de 9 langdurig zieken verwachten we dat 5 in het eerste halfjaar van 2024 hersteld zullen zijn.
Verbeteringen in ziekteverzuimproces
In 2023 verbeterden we het ziekteverzuimproces door nog meer in contact te zijn met de zieken en de bedrijfsarts. Zo hebben we met het management 3x per jaar overleg met onze arbodienst om de verzuimcijfers te duiden en af te stemmen hoe verzuim te voorkomen en hoe met bestaand verzuim om te gaan. Daarnaast willen we de uitkomsten van het PMO gebruiken bij het verbeteren van het ziekteverzuimproces.
Veilig en plezierig werken
Arbocommissie
Ook in 2023 pakte de arbocommissie veel zaken op.
- Klimmaterialen, elektrisch handgereedschap en verbandkoffers/-trommels zijn gekeurd. De keuring van ladders en trappen gebeurde door een externe partij.
- Voor de digitale toolboxmeetingen worden de medewerkers met een VCA-diploma uitgenodigd. In 2023 zijn 8 toolboxfilmpjes aan 37 medewerkers aangeboden.
- Het VCA-diploma is in 2023 van 2 medewerkers verlengd. In totaal hebben 37 medewerkers een VCA-diploma.
- In 2023 kregen 20 medewerkers veiligheidsschoenen en 1 medewerker een beeldschermbril.
Bedrijfshulpverlening (BHV)
Iedereen heeft de BHV-cursus weer succesvol afgerond. Het aantal BHV’ers is afgenomen. Daarnaast is de beschikbaarheid van een aantal BHV’ers afgenomen door ziekte of gedeeltelijk andere functies.
Nieuwe leden werven is lastig. Ook is de gestopte administratieve ondersteuning nog niet ingevuld. Door het thuiswerken en medewerkers die veel in de wijken werken, blijft het puzzelen om de bezetting rond te krijgen.
Vertrouwenspersonen
We hebben 2 interne vertrouwenspersonen. Zij kregen dit jaar 1 melding. De vertrouwenspersonen volgden de opleiding “Sociale veiligheid in de organisatie”. Deze opleiding ging over integriteit en veiligheid. Ook kunnen medewerkers gebruik maken van de externe vertrouwenspersoon. Daar is in 2023 geen gebruik van gemaakt.
Integriteit
Integriteit en integer handelen spelen een belangrijke rol in ons dagelijkse werk. We hebben onze integriteitscode als richtlijn.
Deze biedt houvast en maakt duidelijk hoe wij omgaan met bepaalde situaties. Het is een hulpmiddel om de juiste keuze te maken als je twijfelt bij een lastige situatie. We volgen deze integriteitscode uiteraard op omdat het door ons is opgesteld. Iedereen die in dienst komt, sturen we de integriteitscode toe. Op onze website staat meer informatie over onze integriteitscode. Hierin staat ook een link naar het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties.
Bij de mogelijkheid van (schijn) van belangenverstrengeling kan de controller governance & compliance geconsulteerd worden. Dit is 7 keer gebeurd. In 2 gevallen is hierover een formeel advies uitgebracht. 1 advies ging over een toetsing van handelswijze van een medewerker over een privétransactie met een relatie van Domesta waarbij geen sprake was van belangenverstrengeling. Het andere advies was preventief van karakter: een uitsluiting van betrokkenheid van een medewerker bij eventuele contractvorming.
5.3 MVO-programma
We willen dat onze activiteiten een positieve invloed hebben op de omgeving waar we actief zijn. Daarom staan onze 4 basisprincipes centraal bij alles wat we doen:
- Domesta verbetert de samenleving
- Domesta werkt duurzaam
- Domesta streeft naar schone en gesloten kringlopen
- Domesta zorgt voor een gezonde natuur
MVO-werkgroep
De MVO-werkgroep blijft alert om activiteiten te organiseren die positief bijdragen aan het milieu.
Bomen planten
Zo planten we nu alweer een aantal jaren bomen om de CO2-uitstoot van ons wagenpark te compenseren. In 2023 trof de MVO-werkgroep de voorbereidingen om in Coevorden bomen te planten bij de Brede School SOM.
Duurzame auto's
In hoofdstuk 5.1 stonden we al uitgebreider stil bij ons nieuwe wagenpark. De MVO-werkgroep was nauw betrokken bij de keuze van deze nieuwe bedrijfsauto's.
5.4 Ondernemingsraad
Dit is het jaarverslag van de ondernemingsraad (OR) over 2023. Hierin leggen we verantwoording af over onze activiteiten en ontwikkelingen over het afgelopen jaar.
Adviesaanvraag
Begroting 2024
De begroting 2024 kent veel uitdagingen en voor het eerst moet Domesta keuzes maken. Na het inwinnen van (financieel) advies in de organisatie voelde de OR zich onrustig over de begroting en de toekomst en bracht eerst een negatief advies uit. Na extra uitleg van de bestuurder, waarbij we overtuigd zijn geraakt dat Domesta goed in control blijft van de financiën, brachten we een positief advies uit.
Instemmingsaanvraag
Aanpassing Klokkenluidersregeling
De klokkenluidersregeling is aangepast naar de wettelijke eisen. De OR kreeg uitleg van de bestuurssecretaris en HRM. De regeling is goed uitgewerkt en borgt de rechten van de medewerkers. De OR heeft positief gereageerd.
Deelname aan projecten
De OR keek bij meerdere projecten mee. Daarbij keken we er vooral naar of iedereen voldoende werd meegenomen in het proces. Denk hierbij aan regisserend opdrachtgeverschap, Heerlijk Helder Samenwerken, Tobias 365, datagedreven werken en het wagenpark. We konden bij alle projecten vaststellen dat de medewerkers voldoende zijn meegenomen.
Cursussen
Op 24 en 25 januari 2023 is de OR op cursus geweest. Deze cursus was een groot succes. We kregen een betere focus op het werk van de OR. We waren wat te veel bezig met alleen de participatie, maar er zijn ook nog reguliere, wettelijke OR-taken en andere beoordelingscriteria. Aan de hand daarvan maakten we een werkplan. Deze is goed ontvangen bij management en RvC.
Communicatie
We communiceerden diverse keren via intranet. Zo stelden alle OR-leden zich persoonlijk voor, zodat de collega’s ons wat beter leren kennen. Ook was er een poll rond de vrije dagen 2024. De uitkomst van deze poll bespraken we met de bestuurder en de uitkomst is overgenomen. De OR-verslagen zijn op intranet te lezen.
Participatie
Onder participatie verstaan we dat alle betrokkenen bij een wijziging worden aangehaakt in het proces. We gaan er bij participatie vanuit dat Domesta participeert en niet (alleen) de OR. We zien dat participatie een lastig item blijft en zich met vallen en opstaan ontwikkelt. De insteek van Domesta is zeker om participatie te omarmen, maar de praktijk is soms wat weerbarstig.
Contact met de achterban
In 2023 zijn we gestart met gesprekken met de achterban. Deze gesprekken houden we om te kijken of de OR met de juiste zaken bezig is. Maar ook om te horen hoe de medewerkers tegen ons aankijken en of ze tips voor ons hebben. We willen de collega’s meer betrekken bij het OR-werk. Hierbij is wel van belang het onderscheid te blijven onderkennen tussen bijvoorbeeld een vakbond (die echt gaat/vecht voor de rechten van de medewerker) en een OR die kijkt naar de belangen van de organisatie en daarnaast ook die van de medewerker.
Overleg met bestuur en RvC
We hadden in 2023 7 keer overleg met de bestuurder, 1 keer overleg met de RvC en 1 keer met RvC en bestuurder. Deze overleggen verlopen prettig en open. We kunnen het goede gesprek voeren.
Ook hadden we een paar keer een BOT-overleg (Benen op Tafel) met managers en bestuurders. Hierin kijken we zonder agenda of verslag naar de ontwikkelingen binnen Domesta. Dit was in het begin even wennen, maar loopt nu naar tevredenheid.
Overige activiteiten
Reguliere overleggen
De OR overlegde 1 x per week op donderdag. Later is dit verlaagd naar 1 x per 2 weken. We zien helaas nog weinig aanloop van de medewerkers. We gaan proberen dat te activeren.
Visitatie
De OR is ook betrokken geweest bij de visitatie. Het gesprek is goed verlopen en in lijn met de algemene, positieve uitkomst van de visitatie.
Ambtelijk secretaris
Per 1 maart is de ambtelijk secretaris opgevolgd door een andere medewerker.
